Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten pro Tag sparen kann

Ich glaube, es ist der Ferne Osten, aus dem eine wunderbare Lebensempfehlung stammt: »Wenn du etwas sicher verbergen willst, lege es vor aller Augen offen hin!« Diesen weisen Rat können Sie auf viele Bereiche anwenden. Sogar, wenn es darum geht, »verborgene« Quellen für mehr Effektivität zu erschließen. Sprich: Nehmen Sie sich zunächst das vor, das alle sehen, aber niemand richtig einschätzt.

… fast niemand, wie ich betone.

Haben Sie diese Möglichkeit Zeit zu sparen schon auf dem Schirm?

Denn diesmal möchte ich Sie für einen Bereich empfänglich machen, der den meisten Menschen kaum einen kritischen Blick wert ist. Obwohl oder gerade weil fast jeder Mensch der westlichen Hemisphäre ihn praktisch fast jeden Tag klar und deutlich vor der Nase hat. Dieser Bereich ist zu einer solchen Alltäglichkeit geworden, dass ihm die Allerwenigsten überhaupt ein Quäntchen Bedeutung bei dem Unterfangen beimessen, im Tagesablauf Zeit zu sparen und alltägliche Vorgänge zu beschleunigen.

Können Sie sich ein Bild davon machen, welchen Bereich ich meine? Nicht?

Dann lasse ich die Katze aus dem Sack: Ich rede von Ihrem Bildschirm, Ihrem PC-Monitor. Hätten Sie das gedacht?

Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten Zeit pro Tag sparen kann - Zeit sparenIn wenigen Minuten werden Sie diesen Alltagsgegenstand mit völlig anderen Augen sehen. Das verspreche ich Ihnen. Sie werden staunen, wie viel Zeit Sie Tag für Tag vergeuden, nur weil Sie sich für den falschen Bildschirm entschieden haben.

Es lassen sich viele Gründe anführen, warum die Entscheidung für einen PC-Monitor voll ins Auge gehen kann. Die billigen No-Name-Exemplare vom Wühltisch etwa flackern wie eine Disco-Effektbeleuchtung (auch wenn das den meisten Benutzern zunächst gar nicht auffällt). Dieses unterschwellige Dauer-Stakkato für die Netzhaut führt garantiert zur vorzeitigen Ermüdung. Logisch, dass dieses »Pupillengift« Sie oder Ihre Mitarbeiter kräftig ausbremst. Schon Ihren Augen zuliebe sollten Sie hier nicht am völlig falschen Ende sparen.

Möchten Sie wesentlich produktiver sein und mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben?

Dieses Argument ist doch augenfällig, meinen Sie? Stimmt. Aber hätten Sie gedacht, dass auch ein falsches Format mit ziemlicher Sicherheit dazu führt, dass Sie viele Bürominuten täglich unproduktiv verplempern? Was Sie sonst noch tun können, um Ihre Produktivität zu steigern.

Dann werfen wir doch mal einen Blick auf das typische Standardgerät im Bereich Bildschirm. Ich bin mir ziemlich sicher, dass auch Sie sich für diese gängige Auflösung entschieden haben – nämlich 22 Zoll bei einer Auflösung von 1920 × 1080 Pixel. Wenn der Monitorkauf schon etwas länger zurückliegt, kann diese Auflösung noch kleiner ausfallen.

WORD ist Mord – wenn der Bildschirm zu klein ist

Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten Zeit pro Tag sparen kann - Einfacher MonitorApropos ausfallen: Zum Ausfall wird ein solches Format, wenn Sie beispielsweise in WORD einen Geschäftsbrief aufmachen. Bei einem Standardbildschirm bieten sich Ihnen nun zwei Möglichkeiten – und beide traben mit gewaltigen Pferdefüßen heran: Entweder wählen Sie in WORD die Darstellungsstufe »Ganze Seite anzeigen«. Mit dem Resultat, dass die Buchstaben schrumpfen, dass Sie den Text nur noch mit Mühe lesen können. Falls überhaupt. Und wenn Sie an dem Text etwas ändern wollen, müssen Sie erst wieder in die 1-zu-1-Darstellung zurückschalten. All diese Schritte belasten Ihr Zeitkonto.

Oder aber, Sie lassen die lesefreundliche 100-Prozent-Darstellung in WORD bestehen. Dann aber müssen Sie scrollen, wenn Sie beispielsweise den oberen Briefkopf-Bereich aufgerufen hatten und schnell einen Blick auf das Briefende werfen wollen.

Sie werden zugeben: Beide Optionen kosten entweder Nerven oder Zeit. Und sowohl das Verstellen der Abbildungsgrößen als auch das Scrollen bereiten unnötig Mühe. Wobei sich sogar vermeintlich kleine Mühen unterm Strich zu einer gewaltigen Belastung summieren.

Laufend die Darstellung ändern oder scrollen: Nein, diese Wahl zwischen Iris-Pest und Pupillen-Cholera wollte ich mir von vornherein ersparen – und meinen Mitarbeitern ebenso.

Deshalb habe ich schon 1998, zu Beginn meiner Selbstständigkeit, jedem in meinem Team einen 19-Zoll-Bildschirm gekauft. Nicht nur das Format war außergewöhnlich. Auch eine weitere technische Besonderheit stach hinaus: Dieser Bildschirm ließ sich bequem ins Hochformat drehen. Denn ich wollte, dass ein WORD-Dokument als Gesamtes betrachtet werden kann, und zwar auf einen Blick. Ohne, dass WORD den Text optisch auf Bonsaigröße eindampft oder das Scrollrad der Maus heißläuft.

Bestimmt werden sich jetzt einige von Ihnen verwundert die Augen reiben: Hat Norbert Kloiber wirklich jedem einzelnen Mitarbeiter so einen Spezialbildschirm gekauft? Aber ja! Obwohl diese Anschaffung doch bestimmt ziemlich ins Geld gegangen ist? Nochmals ja! Und ob es wohl noch »verrückter« geht? Ein drittes Mal sage ich ja: Denn ich habe jedem meiner Leute nicht nur einen einzigen dieser Bildschirme auf den Schreibtisch gestellt, sondern sogleich zwei auf einen Schlag!

Warum?

So klug kann Verrücktheit sein

Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten Zeit pro Tag sparen kann - Arbeit mit zwei MonitorenJeder, der jetzt bei mir arbeitete, konnte auf dem linken Bildschirm vor sich besagtes WORD-Dokument auf einen Blick erfassen und dort etwas nachlesen, während er auf dem rechten Monitor ein Dokument bearbeiten konnte. Das mit der Verrücktheit stimmt also tatsächlich: Ich habe zwei Bereiche, die normalerweise auf einem einzigen Monitor versammelt werden, ganz bewusst verrückt – und einen dieser Bereiche auf einen zweiten, separaten Monitor ausgelagert. Diese Maßnahme fiel zweifellos aus dem Rahmen. Aber das tat die Produktivitätssteigerung ebenfalls, die wir dadurch erreicht haben. Sie ahnen ja gar nicht, wie viel schneller jetzt viele Büroarbeiten abliefen.

Denn wie läuft dieser Vorgang normalerweise ab? Angenommen, Sie arbeiten gerade an einem WORD-Dokument. Mitten im Text merken Sie, dass Sie schnell in einen anderen Ordner wechseln müssen – beispielsweise, weil Sie etwas aus einem Textdokument kopieren müssen, das dort liegt. Also geht die Mauswanderung los, denn Sie müssen damit beginnen, unten in der Task-Leiste zu klicken usw. Wenn Sie das gewünschte Ordnerfenster öffnen möchten, erwischen Sie vielleicht das verkehrte, und Sie müssen den ganzen Verlauf noch einmal wiederholen. Alles nicht so einfach, nicht wahr?

Ich möchte gewiss aus keiner Mücke einen Elefanten machen, wenn ich sage: Selbst so ein vergleichsweise einfacher Vorgang auf Betriebssystemebene bereitet manchmal richtig Stress. Dieses ständige Hin- und Herspringen ist, so unberechtigt sich das zunächst anhören mag, auf die Dauer geistige Knochenarbeit. Dieser vermeintlich einfache Ablauf nagt enorm an Ihrer Konzentration. Auch mit diesem Angebot können Sie mehr erledigt bekommen.

Sie müssen investieren, um Zeit zu sparen

Deshalb verwende ich bis heute noch meine bewährte 2-Bildschirm-Methode. Auch wenn die Technologie inzwischen vorangeschritten ist und Monitore inzwischen deutlich größer geworden sind. Denn sogar der allergrößte Bildschirm kommt nicht gegen den 2-Monitore-Vorteil an, dass man so auf einen Blick und ohne lange scrollen zu müssen zwei DIN-A4-Dokumente parallel betrachten und bearbeiten kann.

Daher mein Tipp, wenn Sie die Effizienz am Arbeitsplatz deutlich steigern wollen: Investieren Sie in 27-Zoll-Monitore. Wobei die Zollgröße nicht ausschlaggebend ist. Achten Sie lieber auf die Auflösung von mindestens 2540 × 1440 Pixeln. Selbst manche 40-Zoll-Bildschirme bringen keine bessere Maximalauflösung zu Stande. Beachten Sie diesen Unterschied – er ist sehr wichtig!

Am Ende dieses Kapitels liste ich Ihnen noch nützliche Links auf zu Websites, auf denen Sie Monitore finden, die meine eben genannten Effektivitäts-Kriterien erfüllen.

Ein Blick – zwei Anwendungen

Aber zurück zu den Vorteilen, die Sie genießen, wenn Sie diese ungewöhnlichen Monitore einsetzen: Sie können stets 2 Anwendungen parallel im Auge behalten. Komplett. Ohne optische Abstriche, weil Sie die App-Fenster verkleinern oder verschieben müssen. Warum also nicht links dauerhaft Ihren Google-Kalender einblenden, während Sie rechts freien Blick auf ein komplettes WORD-Dokument haben? Oder Sie reservieren eine Seite für Ihre Telefonsoftware und die andere für Ihre CRM-App.

Ich verspreche Ihnen: Schon in wenigen Tagen werden Sie sich fragen, warum Sie Ihre Bildschirme so klein- und sich das Büroleben damit so schwergemacht haben. Sie wollen etwas überarbeiten? Großartig! Denn jetzt schauen Sie einfach kurz nach links und übernehmen die Passagen in jenes Dokument, das zu Ihrer Rechten zu finden ist.

Diese Taktik reduziert auch Verluste, die durch Unterbrechungen Ihres Arbeitsflusses entstehen. Sie kennen das bestimmt: Sie arbeiten vertieft; Sie sind regelrecht fokussiert auf das Thema. Flow nennt sich dieser Zustand. Und ausgerechnet jetzt … läutet Ihr Telefon!

Dieses Klingeln, Summen, Tirilieren oder was Ihr Telefon sonst so von sich gibt schickt Ihren Flow unerbittlich in die Ewigen Jagdgründe. Also können Sie genauso gut gleich rangehen. Und schon nach den ersten Worten merken Sie: Aus der verhältnismäßig kleinen Störung wird eine große Unterbrechung. Aber während Sie noch einen leisen Fluch zum Himmel schicken, denken Sie daran, dass Sie natürlich für Ihren Kunden da zu sein haben. Und höflich erkundigen Sie sich nach dessen Begehr.

Ups! Um die Kundenfrage zu beantworten, müssen Sie selbst erst mal Ihren eigenen PC durchkämmen. Wenn Sie Glück haben, brauchen Sie lediglich einen Termin in Ihren Terminkalender einzutragen. Oder nur nach einem anderen Termin nachzuschauen. Mit etwas mehr Pech steht Ihr Cursor vor einer aufreibenden Weltreise durch mehrere Ordnerebenen.

Da ist die Effektivität weg vom PC-Fenster

Wie dem auch sei: Sie müssen auf jeden Fall das Fenster schließen, in dem Sie vorher noch so intensiv gearbeitet haben. Und Sie machen dafür ein neues auf. Und allerspätestens das macht Sie zum totalen Produktivitäts-Abstinenzler. Geistig wurden Sie es durch die Unterbrechung ohnehin schon. Aber jetzt sind Sie es ganz offenkundig, denn Ihr eigentliches Geldbringer-Projekt ist buchstäblich weg vom PC-Fenster.

Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten Zeit pro Tag sparen kann - Strategie überdenkenWenn Sie so wollen, ist dieses wichtige Projekt zerstört – zumindest vorübergehend. Und wie jeder Wiederaufbau, so kostet die Rekonstruktion dieses Projekts am Fenster unverhältnismäßig viel Zeit. Bis Sie alles wieder so hergestellt haben, wie es vor dem Anruf war, kann schon eine Minute vergehen. Oder auch zwei. Oder drei.

Sie hat sozusagen das Unglück im Unglück am Wickel. An Unglück Nr. 1 können Sie nichts ändern – wenn Ihr Kunde anruft, dann ruft er eben an: Dienstleisterschicksal! Es sei denn, Sie ziehen vor wichtigen Projekten kurzerhand den Telefonstecker (das meine ich ernst!), leiten Ihre Anrufe auf ein externes Sekretariatsbüro um oder schaffen die finanziellen Voraussetzungen dafür, dass Sie eine waschechte Sekretärin einstellen können.

Das zweite Unglück vermeiden

Aber Unglück Nr. 2 können Sie sehr wohl abwenden. Denn die totale Zerstörung Ihrer wichtigen Arbeitsumgebung können Sie zuverlässig vermeiden. Und Sie ahnen bereits meine Lösung, damit Sie nicht in die Röhre gucken müssen: der zweite Bildschirm! Hier gibt es auch andere Lösungen, um produktiver zu sein.

Lassen Sie das Projekt, an dem Sie so intensiv gearbeitet haben, also einfach auf diesem zweiten Bildschirm – geöffnet und unangetastet. Verwenden Sie dann den Ausweichbildschirm, um den Wünschen Ihrer Kunden nachgehen zu können. Auf diese Weise gelangen Sie nach dem Telefonat deutlich schneller zurück in den effektiven Arbeitsfluss.

Die Mehrkosten für den zweiten Bildschirm haben Sie sogar verblüffend schnell wieder hereingeholt. Als ich damals das 19-Zoll-Exemplar gekauft habe, musste ich noch richtig tief in die Tasche langen. Heute hingegen bekommen Sie einen deutlich größeren 27-Zöller für wesentlich weniger Geld. Diese Geräte bekommen Sie schon für deutlich unter 500 €. Ich selbst habe mich für Monitore entschieden, die für jeweils knapp über 300 € eine exzellente Bildqualität liefern.

Schluss mit der Excel-Scrollerei!

Wenn Sie etwas mehr investieren wollen, stehen Ihnen inzwischen sogar Monitore im Format 21 : 9 zur Verfügung. Damit können Sie nicht nur die besagten beiden Anwendungen ohne visuelle Kompromisse geöffnet lassen. Nein, überdies behalten Sie mit diesen Geräten sogar die berüchtigten Excel-Quertapeten vollständig im Blick – ohne Scrollen. Wenn Sie also viel mit ausladenden Tabellenkalkulationen konfrontiert werden, zähle ich den Ultraweit-Monitor zu jenen Anschaffungen, die sich auf jeden Fall lohnen. Aber das nur am Rande.

Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten Zeit pro Tag sparen kann - Zeit gespartIn diesem Zusammenhang sollten Sie sich ein klares Bild darüber machen, was Ihnen so ein zweiter Bildschirm bzw. ein Ultraweit-Monitor täglich an Zeit erspart: eine Dreiviertelstunde! Wobei das nur das Minimum ist. Diese 45 Minuten können Sie weitaus produktiver für andere Dinge aufwenden. Oder Sie nutzen sie, um sich zu erholen oder früher Feierabend zu machen. Dasselbe gilt natürlich auch für Ihre Mitarbeiter: bei zwei Mitarbeitern sparen Sie satte anderthalb Stunden mindestens, und das Arbeitstag für Arbeitstag! Und wenn Sie zehn Mitarbeiter eingestellt haben, holen Sie per Zusatz-Bildschirm sogar einen kompletten Arbeitstag wieder raus.

Denken Sie einfach an die Faustregel, die sogar im Internetzeitalter nichts, aber auch gar nichts von Ihrer Gültigkeit verloren hat …

Je besser das Werkzeug, desto besser die Resultate – und desto besser Ihr Umsatz!

Nehmen wir als Beispiel dafür einen Kfz-Mechaniker. Was wäre der ohne gute Werkzeuge? Aufgeschmissen! Er sieht daher zu, dass er eine gute Hebebühne und gutes Werkzeug benutzen kann. Denn damit macht das Arbeiten mehr Freude; es geht schneller von der Hand und zeigt bessere Ergebnisse.

Aber gibt es für ihn etwas, das zum Beispiel besser ist als eine Hebebühne? Richtig – gleich zwei davon!

Stellen Sie sich so eine Werkstatt vor, in der nur eine einzige Hebebühne existiert. Unser Kfz-Mechaniker hat dort gerade ein Auto hochgebockt; er steckt mitten in der großen Reparatur und hat alle spezifischen Werkzeuge und Ersatzteile bereit.

Doch was ist das? Da kommt ein Kunde, der dringend Hilfe braucht. Eines hat dieser Kunde erkennbar nicht: Zeit, um lange auf die Reparatur zu warten. Dafür hat er jede Menge Geld – und das bietet er unsere Mechaniker an. Wow! Das ist der Verdienst einer ganzen Woche! Natürlich nimmt unser Freund diesen lukrativen Auftrag an.

Aber dazu muss er erst mal …

a) den ursprünglichen Wagen von der Bühne holen und den seines spendablen Kunden in die Höhe hieven
b) Teile tauschen und neues, passendes Werkzeug holen
c) nach diesem Blitzauftrag erst wieder umständlich den alten Wagen holen und auch das Spezialwerkzeug erneut herankarren.

Ein wahnsinniger Aufwand, der einiges von dem lukrativen Mehrverdienst gleich wieder auffrisst.

Und nun machen Sie sich bewusst: Auch bei Ihnen schneien hin und wieder solche Aufträge herein – womöglich ohne fürstliches Honorar, aber dafür mit der dezenten Drohung oder klammheimlichen Befürchtung, dass Sie diesen Kunden nie wieder sehen, wenn Sie ihn nicht schnell dazwischennehmen. Sprich: Das sind jene Aufträge, die Sie aus Good Will einfach nicht ablehnen dürfen. Dann sollten Sie aber wenigstens dafür sorgen, dass Ihnen diese Spontan-Aufträge nicht völlig Ihren Arbeitsfluss verhageln. Und wie vermeiden Sie das? Ganz einfach – durch den zweiten Bildschirm, oder durch diese Lösung.

Geh niemals in die Weiten ohne einen »Zweiten«!

Ich selbst bin von dieser Strategie so überzeugt, dass ich sogar unterwegs nicht auf sie verzichten will. Ja, in der Tat: Sie können auch an Ihr Notebook zwei externe Monitore anschließen. Dann nutzen Sie dieselben Vorteile. Ich jedenfalls mache es so: Ich arbeite, wenn ich nicht zuhause bin, mit einem starken Power-Notebook und erstklassigen externen Geräten. Statt des üblichen Towers nutze ich einfach das Mobilgerät, sprich: Ich steuere den »Schlepptop« mit der MX-Maus, nicht mit dem eingebauten Trackpad. Und natürlich funktioniert hier ebenfalls alles »tadellos kabellos«.

Wie Ihr PC-Monitor Ihnen 30 Minuten Zeit pro Tag sparen kann - Zwei Monitore am ArbeitsplatzBestimmt haben Sie jetzt erkannt, welchen Effektivitätsschub es mit sich bringt, wenn Sie zwei Dinge komplett und simultan auf Ihrem Bildschirm überblicken können. Diesen Effekt können Sie natürlich steigern – so wie ich: Ich habe meinen eigenen Arbeitsplatz so eingerichtet, dass ich gleich zwei sehr breite Bildschirme an meinen PC angeschlossen habe. Was konkret bedeutet: Ich kann mir gleich vier Anwendungen gleichzeitig anschauen, unmittelbar auf sie zugreifen oder sie bearbeiten.

Sollte Ihnen das alles immer noch zu aufwändig erscheinen, dann durchdenken Sie noch mal unser Beispiel mit dem Kfz-Mechaniker: Was ihm seine Hebebühne ist, ist für Sie der PC bzw. dessen Bildschirm(e). Ihre ganze Arbeit als Dienstleister und Ihre gesamte Wertschöpfung hängen von der Qualität Ihres Rechners ab. Ist es nicht so? Deshalb kann die Qualität Ihrer Arbeit nur so gut sein wie Ihr »Handwerkszeug«.

Keine Frage: Schaffen sich nur die allerbesten Rechner und Peripheriegeräte an. Denn nur dann können Sie den allerbesten Umsatz einfahren.

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