Wie Sie mit Phrasen viel Zeit einsparen können

Wie Sie mit Phrasen viel Zeit sparen können

»Höflichkeit ist wie ein Luftkissen; es mag wohl nichts darinnen sein, aber sie mildert die Stöße des Lebens bedeutend.«

Wer immer diesen Aphorismus in die Welt gesetzt hat – ich kann nur sagen: Stimmt auffallend!

Warum ich Ihnen vornehm komme, ausgerechnet zu Beginn eines Kapitels, in dem ich Ihnen ein weiteres geniales Tool für Zeitspar-Extremisten vorstellen will? Weil es genau darum geht: um Phrasen. Um jene »Luftkissen«, die wir allenthalben in unsere Kommunikation einbauen. Einbauen müssen. Schließlich wollen wir als umgängliche, liebenswerte Zeitgenossen wahrgenommen werden (Rüpel-Ausnahmen à la Trump oder Bohlen bestätigen diese Regel mal wieder). Daher können Sie es sich nicht erlauben, auf Phrasen zu verzichten und sich schroff wie ein Kommunikations-Kampfpanzer durch Lebens zu schreddern.

Ehrenrettung für die Phrase

Obwohl Phrasen, Redensarten und Banalitäten wie etwa Briefanreden ein nicht gerade üppiges Ansehen genießen oder gar ein stilistisches Mauerblümchendasein fristen, benutzen wir Sie dutzendfach, Tag für Tag. So betreten Sie morgens das Büro und begrüßen die Anwesenden mit einem »Guten Morgen!« Keine Frage, oder?

Wie Sie mit Phrasen viel Zeit sparen können - Jeden MorgenAber mal im Vertrauen: Wünschen Sie jedem Einzelnen in facto aus ganzem Herzen, dass sein Morgen gut verlaufen möge? Aller Voraussicht nach nicht. Sie haben eine Phrase in den Mund genommen. Eine Phrase allerdings mit unentbehrlichen Luftkissenqualitäten.

Dasselbe praktizieren Sie ganz selbstverständlich in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz. Würden Sie Ihrem Sachbearbeiter im Finanzamt schon bei der brieflichen Anrede ohne die Polsterung namens Umschweife vermitteln, was Sie im Grunde Ihrer Seele vom ihm halten, könnten Sie sich Mühe und Porto sparen. Denn mal ehrlich: Haben Sie diesen Stempelritter vor dem Tippen der ersten Buchstaben tatsächlich ernsthaft und intensiv, also »sehr« geehrt, wie es die Anrede glauben macht? Kommen Sie, das nehme ich Ihnen nicht ab. Doch nicht bei Finanzbeamten!

Möchten Sie wesentlich produktiver sein und mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben?

Was sagt uns das? Dass Sie Phrasen brauchen, um ohne übermäßiges Anecken durchs Leben zu kommen. Aber Phrasen brauchen auch etwas. Nämlich Zeit. Sehr viel Zeit. Brauchen Sie auch sonst mehr Zeit? Mit diesem Buch werden Sie produktiver.

Phrasen gibt es nicht nur in der Kommunikation – und sie verhindern eine Verdopplung oder Verdreifachung Ihres Umsatzes

Phrasen sind gewissermaßen notwendige, immer wiederkehrende und unentbehrliche Nichtigkeiten. Und die bestimmen keineswegs nur unsere Kommunikation. Nein, ein Großteil unserer täglichen Arbeit wird durch diese verbalen und nonverbalen Phrasen bestimmt – und schwer in Mitleidenschaft gezogen.

Das bewährte Paretoprinzip bringt uns hier auf die richtige Spur: 80 % unseres Tagwerks – bevorzugt am Computer – werden von Bewegungen bestimmt, die sich wiederholen und wiederholen und wiederholen … zum Handgriff gewordene Phrasen, wenn Sie so wollen. Pareto offenbart uns zudem, dass durch diese Routinehandgriffe bestenfalls 20 % Effektivität erzeugt wird. Ein beschämend bescheidener Wirkungsgrad, finden Sie nicht?

Ist dieses Missverhältnis nicht Grund genug, es solchen Finger-Phrasen, jener öden Routine an der PC-Tastatur also, endlich unmöglich zu machen, vier Fünftel unserer Zeit und Energie aufzufressen und nur ein schlaffes Fünftel unseres Potenzials für jene fundamentalen Aktionen zu erübrigen, die uns im Geschäftsleben wirklich voranbringen?

Ach ja, dieser Pareto! Was sagte er sonst noch Wichtiges?

Das: Diesen fundamentalen, wertvollen Kernaufgaben, aufgrund der überbordenden aufmerksamkeitsfressenden Phrasen auf mickrige 20 % zurückgestutzt, verdanken Sie immerhin 80 % Ihres Umsatzes, Ihres Verdienstes, Ihres Erfolgs. Was wäre, wenn Sie das Reservat, in dem diese Kernaufgaben unbehelligt bleiben, auf 40 % ausweiten könnten? Sie hätten doppelt so viel Umsatz, Verdienst und Erfolg wie jetzt. Bei 60 % könnten Sie sich schon über eine Verdreifachung freuen.

Wow – da kommt Vorfreude auf, stimmt’s?

Und diese Vorfreude ist berechtigt. Denn heute weise ich Ihnen einen Weg, wie Sie die SUVs, die »Schlimmsten Umsatz-Vernichter«, radikal zurückdrängen können: Phrasen.

Tatort dieser systematischen Umsatzverstümmelung ist Ihr PC. Einerlei, in welcher Branche Sie tätig sind: So ganz ohne Rechenknecht kommen Sie sogar als Freiluft-Verdiener vom Schlage eines Landschaftsgärtners heute nicht über die Runden. Viele von Ihnen werden sogar acht oder zehn Arbeitsstunden täglich kaum vom Rechner wegkommen. Ergo: Je gründlicher Sie gerade hier den Phrasenmäher ansetzen, desto besser für Ihre Umsatzsteigerung.

Phrasen lauern uns auf, wenn wir etwas am PC schreiben, also entweder E-Mails bearbeiten, Dokumente verfassen oder aus anderen Gründen in die Tasten hauen. Denn hier schleifen sich unweigerlich Gewohnheiten ein. Und Sie erleben mehr nervige Wiederholungen als beim Privatfernsehen.

Phrasen sind in der Kommunikation Standard

Wenn Sie beispielsweise im Kundendienst aktiv sind, greifen Sie Mal um Mal zu denselben Standardantworten. Oder wenn man Sie in Ihrer Eigenschaft als Finanzdienstleister nach einer Rentenvorsorge fragt, bedienen Sie sich dabei ebenfalls denselben Standardformulierungen. Das sind gewissermaßen Textbausteine. Nur – die allermeisten von uns formen, brennen und verbauen diese »Steine« jedes Mal komplett aufs Neue. Wir erfinden das Rad immer wieder neu. Wir kreieren aus so gut wie jeder Standardformulierung eine aufwändige Premiere, die uns unnötig viel Anstrengung kostet.

Ich beweise es Ihnen: Wie oft tippen Sie ein »Sehr geehrte Frau Dingenskirchen!« in die Tasten? Glühen Ihre Fingerkuppen nicht schon von den vielen unendlich oft benutzen »Freundlichen Grüßen«, die Sie unverdrossen aus der Tastatur kitzeln?

Wie es um mein eigenes Fingerspitzengefühl steht, wollen Sie wissen? Nun, ich kann nicht klagen. Schon seit 1997 nicht. Das Tool, das ich Ihnen gleich wärmstens ans Herz lege, gab es damals zwar noch nicht. Dafür aber bereits WORD.

WORD verfügt über eine sinnvolle Funktion namens »Autokorrektur«. Und über unseren Server haben wir all unseren Mitarbeitern vorformulierte Autokorrekturen zur Verfügung gestellt. Aber nicht zum Korrigieren von Texten. Sondern zum Korrigieren jener Unart, sich mit langen Phrasen unnötig lange aufzuhalten.

So machten wir mit langen Phrasen kurzen Prozess, ohne dass es uns was nutzte…

Dank der Autokorrekturen konnten wir den ewig gleichen und ständig wiederkehrenden Formulierungs-Bandwürmern Herr werden. Wir haben sie einfach vorformuliert, und zwar so gründlich, so freundlich und so rechtssicher wie möglich. Bei Bedarf standen diese mehr oder minder ausführlichen Text-Module auf Knopfdruck zur Verfügung. Kein minutenlanges Herumtippen mehr! Feierabend für »unautorisierte« Äußerungen im Namen der Firma!

Wie Sie mit Phrasen viel Zeit sparen können - SchreibmaschineKurzum: Die Schreckensherrschaft der Langphrasen war vorbei. Leidig nur, dass wir vom Regen in die Traufe kamen. Denn zum einen funktionierte dieser an sich geniale Kürzeltrick nur in WORD oder anderen Microsoft-Office-Programmen. Zum anderen wurde die Zeitersparnis komplett aufgefressen, weil es zum extrem aufwändigen und komplizierten Langzeitprojekt ausartete, sämtliche Autokorrekturen über den Server allen Leuten in der Firma uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen. Wie gewonnen, so zerronnen. Mit diesem Buch gewinnen Sie aber noch mehr Zeit.

Da hatten wir Husten gegen Schnupfen getauscht. Kennen Sie diesen Frust? Sie sind auf halbem Wege zu einer wirklich genialen Lösung. Aber mittendrin stoßen Sie auf ein Hindernis, bei dem es schlichtweg kein Vorbeikommen gibt. So dicht vorm Ziel gestoppt zu werden ist noch niederschmetternder als überhaupt keine Lösung gefunden zu haben.

Die Lösung meines langjährigen Problems

Immerhin zehn Jahre ließ mich das Schicksal schmoren. Dann endlich räumte es den Weg frei zu der genialen Lösung meines Phrasenproblems: »PhraseExpress« kam auf den Markt.

Ich kenne nur ein einziges angemessenes Wort für die Wirkung, die PhraseExpress bei uns hervorrief: Erlösung! Ehrlich, das ist nicht übertrieben. Endlich waren wir nicht länger nur auf Office-Anwendungen beschränkt. Vielmehr konnten wir fast jeden Handgriff am PC durch einen Kurzbefehl ersetzen – den mechanischen Ein-Aus-Schalter mal ausgenommen. Jeder Mitarbeiter hatte seinen Rechner voll im Griff. Und nicht mehr umgekehrt.

Probieren Sie es auch mal! Sie werden PhraseExpress allein schon über den Klee loben, weil dieses Programm Schluss macht mit dem ständigen Vertippen. Und das eben nicht nur in WORD & Co., sondern bei jedem Programm. Egal, ob Sie eine E-Mail schreiben oder im Internet Formulare und Textfelder ausfüllen.

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass es sehr oft immer wieder die üblichen Verdächtigen unter den Wörtern sind, bei denen Sie sich vertippen? Mir jedenfalls geht es so. Also mache ich diesen Effektivitäts-Stoppern schon seit Jahren entschlossen den Garaus: »So, mein liebes Wort«, wende ich mich an diese Verbalbremsbacken, »so falsch, wie ich dich bislang geschrieben habe, schreibe ich dich nur noch ein letztes Mal.« Diese unerwünschte Buchstaben-Mutation überführe ich sofort in eine Phrase-Express-Autokorrektur. Und ich habe seitdem Ruhe.

Ich zeige Ihnen das mal am Lieblingswort aller Egoisten …

»Ich«

Drei kleine Buchstaben. Die es aber in sich haben können. Denn im Eifer des Tipp-Gefechts könnten Sie beispielsweise »chi« aufs virtuelle Papier werfen. Oder »hci«. Dennoch wird es diese kreative Buchstabenkombination niemals auf den Ausdruck schaffen. Denn dank der Autokorrektur in PhraseExpress erscheint in jedem Dokument das beabsichtigte »ich«. Sei es nun in WORD, sei es im E-Mail-Fenster, sei es im Kommentarfeld eines Internetblogs.

Wie Sie mit Phrasen viel Zeit sparen können - Lieblingswort der EgoistenAber es sind nicht nur Fehler, die uns das Schreib-Leben zur Tortur machen. Wie oft müssen Sie Ihren Namen eintippen, Ihre Straße, Ihre Postleitzahl, Ihren Wohnort, Ihre Telefonnummer? Besonders lästig sind auch Bandwurmzahlen wie etwa Ihre Handynummer (mal ehrlich: Können Sie die eigentlich auswendig?). Oder, so fürchterlich wie gefürchtet: IBAN, die Schreckliche – also jener grässlich in die Länge gezogene Geldinstitutskontoverbindungszahlenangabenzügellosigkeitsexzess nach EU-Norm. Allein das Schreiben ist lästig und zeitraubend. Und gerade bei gummibandähnlichen Zahlenkolonnen geht die Fehlerquote beim Tippen (aber beim Ablesen ebenso) steil nach oben. Ein einziger Zahlendreher in der Geldinstitutskontoverbindungszahlenangabe – schon sind die fatalen Folgen vorprogrammiert. Nämlich dann, wenn eine dringend erwartete Zahlung wegen so eines dummen Tippfehlers nicht bei Ihnen eingeht.

Das kann Ihnen mit PhraseExpress nicht passieren: Einfach eine kurze, zuvor festgelegte und simple Tastenkombi tippen – schon fließt Ihnen sogar diese Geldinstitutsko…, nein, keine Sorge, nicht noch mal. Also: … diese Zahlen-Anakonda namens IBAN ebenso problem- wie fehlerlos aus der Tastatur. Ohne Würgen. Ohne Beißen. Blitzschnell.

Ein guter Teil der Arbeit erledigt sich von selbst

Ein Wunderwuzzi-Tool: Genau das ist PhraseExpress. Es macht aus Schlangen Schlagkraft. Und das so gut, dass ich inzwischen 80 % meiner Arbeit am PC mit PhraseExpress steuere. Wobei ich nicht nur diese aufsässigen Anakondas damit zu sanften Wortlämmern dressiere, sondern alle Text-Routinen, die meine Zeit ansonsten so ratzfatz auffräßen wie eine südamerikanische Riesenschlange ein Wildschwein verputzt. Ein Beispiel, die Bankverbindung nach künstlich aufgeblasener EU-Norm, habe ich Ihnen gerade schon genannt. Denken Sie zudem an kaum geläufige Steuernummern oder Ihre UID, Ihre Umsatzsteuernummer, die Sie garantiert nicht im Kopf haben. Gerade in der vermaledeiten Kommunikation mit Behörden müssen Sie diese Zeitfresser dennoch immer und immer wieder zu Papier bringen. Erledigen Sie das mit PhraseExpress – und bei Ihnen herrscht nie mehr Riesenschlangenalarm. Ein andere Möglichkeit Effektivitätskiller loszuwerden finden Sie hier.

Für jeden Fall eine Tastenkombination

Ich habe für jeden denkbaren Sprach-Fall in PhraseExpress eine Tastenkombination hinterlegt. Denn diese App lagert und verwaltet all meine Autokorrekturen und Tastenkombinationen. Und sie sorgt dafür, dass diese Kürzel das korrekte Ergebnis hervorrufen – genau an der Stelle, wo ich es brauche.

Nehmen wir ein praktisches Beispiel: Wenn Sie im Internet etwas einkaufen, müssen Sie dort stets Ihre persönlichen Daten eintippen. Das kennen Sie – Vorname, Nachname, vielleicht sogar Ihren Firmennamen. Hinzu kommen Straße, Ort, Postleitzahl, Telefonnummer, Ihre eigene Handynummer (auch so ein Bandwurm) … Na? Wollen wir wetten, dass es mindestens einen Punkt gibt, an dem Sie sich vertippen? Einmal, zweimal, dreimal? Lästig, oder?

Aber es gibt Hoffnung: Diesen immer wiederkehrenden Phrasen weist PhraseExpress eine Tastenkombination zu. Wenn Sie das klassische manuelle Ausfüllen eines solchen Bestellformulars im Internet mit einem alten Vorderlader-Gewehr vergleichen, dann halten Sie mit PhraseExpress ein modernes halbautomatisches Schnellfeuergewehr in der Hand. Ruckzuck füllt sich das Bestellformular, vollautomatisch, in Sekunden, ohne Tippfehler!

Endlich Automatismen

Und glauben Sie wirklich, dass ich meinen eigenen Namen noch jedes Mal mühevoll eintippe? Nicht doch; das tue ich mir schon lange nicht mehr an. Nicht, dass ich meinen eigenen Namen hasse. Aber ich hasse es, ihn stets mühevoll in die Tasten hauen zu müssen.

Genau diese Last hat mir PhraseExpress abgenommen: Eine kurze Tastenkombination – schon steht mein eigener »Friedrich Wilhelm« in aller Ausführlichkeit da, wo er hingehört. Auch wenn dieser Friedrich Wilhelm in meinem Fall entweder ein Norbert oder ein Kloiber ist. Oder eben ein Norbert Kloiber.

Auch meine gesamte Anschrift kostet mich nur einen Knopfdruck – schon prangt sie tadellos an genau jener Stelle, an der ich sie haben möchte.

Und deshalb plädiere ich für …

PhraseExpress: Da gibt’s kein Vertun!

Sie verstehen das mehrdeutig? So ist es gemeint. Denn für mich gibt es kein Vertun: PhraseExpress ist eines der genialsten Tools, die Sie auf Ihren PC spielen können. Weil es bei PhraseExpress eben kein Vertun mehr gibt: Einfach, indem Sie das Tool anwenden, werden Sie Ihre Arbeit extrem beschleunigen und die Fehlerquote nahezu bei null einpegeln. Bei mir jedenfalls ist es genauso eingetreten, allein dadurch, dass ich PhraseExpress kontinuierlich eingesetzt habe.

Das Beste habe ich Ihnen ja noch gar nicht verraten: Wissen Sie, wie viele Stunden wir pro Tag und Mitarbeiter sparen – allein durch PhraseExpress? Halten Sie sich fest: 2 Stunden! Minimum!

2 Stunden mehr Zeit, Tag für Tag: Das ist monumental! Egal, ob Sie als Einzelkämpfer am Markt aktiv sind oder Mitarbeiter beschäftigen, diese spielend leicht zu erreichende Zeitersparnis wird Ihre Effektivität in ungeahnte Höhen katapultieren. Gleichzeitig wird sich der Arbeitsaufwand deutlich verringern. Denn Sie vertippen sich ja nicht mehr.

Machen Sie sich klar, dass jeder Tippfehler Sie Anstrengung kostet. Ein solcher Fehler ruft Ärger hervor. Und chronisches Ärgern ist ein Vorgang, der Sie schlaucht. Speziell dann, wenn Sie es eilig haben, kommt es laut Murphys Gesetz vor, dass Sie ein bestimmtes Wort immer und immer wieder falsch schreiben. Dreimal … viermal … verflixt noch mal! So etwas zerrt an den Nerven. Und es ruiniert Ihre Effektivitäts-Bilanz.

Schonen Sie Nerven und Zeitbudget: Setzen Sie PhraseExpress ein. Denn damit gibt es kein Vertun mehr – Sie können ein bestimmtes Wort nie wieder falsch schreiben. Es sei denn, Sie geben es ganz bewusst falsch ein (warum auch immer). Die Erleichterung, die das für Ihren Arbeitsalltag mit sich bringt, ist unvorstellbar. Das müssen Sie selbst erlebt haben.

PhraseExpress kann noch mehr …

… nämlich Programme öffnen. Einfach auf Knopfdruck! All meine Apps starte ich konsequent mit PhraseExpress. Diese App fungiert als Dietrich für so gut wie alles auf dem PC: WORD, Ihr CRM-System, Ihr Buchhaltungsprogramm, Ihr E-Mail-Client – machen Sie Schluss mit dem umständlichen Griff zur Maus. Ab jetzt genügt ein Knopfdruck: Zack! Schon steht die App zu Ihren Diensten!

Sie meinen, das war’s? Noch lange nicht! Denn PhraseExpress kann sogar Ihre Lieblings-Websites für Sie öffnen. Vergessen Sie das quälend lange Öffnen Ihres Webbrowsers, das umständliche Anklicken der URL-Zeile und das mühselige Eintippen der Internetadresse. All das können Sie jetzt buchstäblich mit einem Fingerschnippen erledigen. Binnen einer Sekunde.

Eines jedenfalls ist sicher: Sobald Sie eine Zeitlang mit PhraseExpress gearbeitet haben, werden Sie dieses Tool garantiert nicht mehr missen wollen. Sie werden sich fragen, wie Sie vorher ohne dieses fantastische Werkzeug ausgekommen sind.

Der wahrscheinlich einzige Grund, sich keinen Mac zu kaufen

Wie Sie mit Phrasen viel Zeit sparen können - Nur ein Grund keinen Mac zu kaufenÜbrigens, PhraseExpress ist der einzige Grund, warum ich mir bislang noch keinen Mac gekauft habe (obwohl ich schon lange damit liebäugle). Die Besitzer von Apple-Rechnern dürften sich die letzten Seiten über gefragt haben, ob es PhraseExpress für das aus Ihrer Sicht einzig wahre Betriebssystem gibt, bekanntlich das MacOS X. Nein, gibt es nicht. Und genau dieses Manko hat mich abgehalten, zum »Switcher« zu werden, also von Windows zu Macintosh zu wechseln.

»TypeIt4Me« oder »Textexpander«, die einem Mac-Benutzer zur Verfügung stehen, können dem Original – klar, PhraseExpress – nicht das Wasser reichen. Schade. Anderenfalls hätte ich nämlich längst einen Rechner aus Cupertino erworben.

Aber da gibt es Hoffnung: Auf der Website von PhraseExpress wird angekündigt, dass eine waschechte Mac-Version von PhraseExpress kurz vor der Veröffentlichung steht. Tja, spätestens dann gibt es für mich keine Ausrede mehr. Denn bald steht die totale Produktivität dieses Tools auch bei diesen Computerlegenden voll und ganz zur Verfügung.

Bis dahin bleibe ich beim vertrauten PC. Und versichere Ihnen gerne noch einmal: Ich steuere mit PhraseExpress acht von zehn »Handgriffen«, die der Computer mir abverlangt. Und mal ehrlich: Satte 120 Minuten Tag für Tag zu sparen – das ist doch der Wahnsinn, oder?

Wobei es noch wahnsinniger wäre, diesen Zeitvorteil ungenutzt zu lassen.