Wie Sie sich den Zeitfresser Nr. 1 vom Leib halten

Wie Sie sich den Zeitfresser Nr. 1 vom Leib halten

Diesmal widmen wir uns einem Störfaktor, über den viele von Ihnen ein Lied singen können. Mein Landsmann Carl Adam Johann Nepomuk Zeller hat sogar eine Operette über dieses Problem geschrieben – gut 120 Jahre, bevor es überhaupt aufgetreten ist. Und da lästere noch einer, uns Österreichern fehle die visionäre Kraft!

Ganz im Gegenteil: In seiner Operette »Der Vogelhändler« lässt der Komponist seine Christel von der Post den ganzen Schlamassel von heute in eine ziemlich berühmte Arie kleiden: »Nur nicht gleich, nicht auf der Stell‘. Denn bei der Post geht’s nicht so schnell …«

Richtig: Wir beschäftigen uns diesmal mit einem der größten Zeitfresser und Ablenkungsursachen, die Ihnen einen an sich produktiven Arbeitstag verhageln können.

Wovon ich rede?

Von Ihrer Elektropost – von Ihren E-Mails.

Zeitfresser Nr. 1: E-Mails!

Die werden zwar keineswegs derart langsam zugestellt, dass Sie glauben müssen, Christel von der Post schliche persönlich zu Ihnen heraus. Im Gegenzug trudeln E-Mails jedoch stets in Massen ein. Was unterm Strich auf dasselbe herauskommt. Denn bei (laut offizieller Statistik) 30 bis 50 E-Mails pro Tag im Postfach eines ganz normalen Büroarbeiters können Sie Sie bestimmt dieses Klagelied anstimmen: Auch bei der elektronischen Post geht’s nicht so schnell, bis Sie damit fertig sind. Wenn Sie Pech haben, kommen Sie den ganzen Tag über zu nichts wirklich Produktivem, weil sich die Abarbeitung dieser E-Mails als vollwertiger, ermüdender Nine-to-five-Job entpuppt. Das kann’s doch wohl nicht sein, oder?

Möchten Sie wesentlich produktiver sein und mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben?

Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, als das Internet auf gewisse Weise noch im Babystrampler steckte und Experten ihren seinerzeit noch ahnungslosen Zeitgenossen die Vorzüge dieser Kommunikationsform schmackhaft machten – durch Versprechen wie diese: »Die E-Mail: die schnellste Post der Welt!«

Wie Sie sich den Zeitfresser Nr. 1 vom Leib halten - Viele MailsUps: Genau das ist doch das Problem, nicht wahr? So eine E-Mail ist derart flott verfasst und abgeschickt, dass bei Ihnen im Mittel so alle 7 bis 10 Minuten eine dieser Zeiträuberinnen aufschlägt. Wenn Sie des Wahnsinns fette Beute sind und tatsächlich bei jeder neu eintreffenden E-Mail Ihre Arbeit unterbrechen, droht Ihnen dasselbe Schicksal wie einem Papierbrief mit falscher Anschrift: Sie kommen nie ans Ziel.

Denn E-Mails sind zunächst einmal nichts anders als Störungen. Störungen, die Sie aus dem konzentrierten Arbeitsfluss reißen, dem Flow. Wissenschaftliche Studien haben ergeben, dass Sie in etwa 13 Minuten brauchen, um wieder in diesen unverzichtbaren Flow zu kommen. Wenn Sie aber schon nach der Hälfte dieser Rückfindungsphase bereits wieder von der nächsten Störung unterbrochen werden, dann kommen Sie im wahrsten Sinne des Wortes nie zum Arbeiten. Wirklich und wahrhaft niemals. Die Konzentration ist dann wie der Stoffhase bei einem englischen Hunderennen, hinter dem der Windhund hinterherjagt, ohne ihn je zu erreichen. Was für ein armer Hund … Sie doch sind, wenn Sie sich so von E-Mails hetzen und ablenken lassen!

Und damit Sie als Hund erst recht in der Pfanne verrückt werden, werfen wir jetzt noch einen Blick auf die Art und Weise, wie die meisten von uns E-Mails handhaben. Viele E-Mail-Empfänger bekommen gar nicht mit, wie kontraproduktiv, ja, geradezu wahnsinnig ihr Umgang zu dieser Kommunikationsform eigentlich ist.

Und dieser Wahnsinn hat sogar einen Namen: »E-Mail-Posteingang«. Der zeigt bei so gut wie allen Opfern moderner E-Mail-Flut randvoll.

Der Füll-Stand Ihres E-Mail-Postfachs zeigt, wie erfolgreich Sie sind

Ich habe etliche Live-Coachings mit Menschen gemacht, die von mir wissen wollten, wie sie dieser ständig anbrandenden E-Mail-Flut Herr werden können. Und als Erstes haben wir gemeinsam einen Blick in ihren elektronischen Briefkasten gewagt – und sind in der Mehrzahl der Fälle zurückgeschreckt: Tausende, ja, nehmen Sie mich beim Wort: Tausende E-Mails verstopften dort das Fach. Der Gipfel dabei war, dass die meisten Anwender nur ein einziges Entscheidungskriterium parat hatten – und ein, mit Verlaub, ziemlich dummes dazu: ob eine E-Mail schon gelesen war oder nicht. Sprich: Sie haben jeder E-Mail dieselbe Wichtigkeit eingeräumt.

Diese Leute haben ihren Posteingang gewissermaßen zu einem virtuellen Altpapierlager degradiert. Sie haben alles zu einem unentwirrbaren Haufen aufgetürmt, was jemals per E-Mail eingetrudelt ist.

Und schlimmer geht’s immer: Überdies begehen viele dieser notorischen Altpapiersammler den schweren Fehler, neue E-Mails generell zu öffnen, sie zu überfliegen und sich in sie reinzudenken – um sie dann unerledigt wieder zu schließen. Dann markieren sie diese Mitteilungen als ungelesen. Dadurch müssen Sie sich später derselben Post noch einmal widmen – allerdings intensiver. In diesem Buch verrate ich Ihnen noch mehr Möglichkeiten, viel Zeit einzusparen.

Nun stellen Sie sich mal folgende Situation vor: Tag für Tag sucht die fleißige Christel von der Post Sie auf, um Ihren Briefkasten mit frischen Zustellungen zu versorgen. Und Sie gehen Tag für Tag zu diesem Briefkasten, nehmen die Post heraus, öffnen jeden Umschlag, überfliegen den Briefinhalt rasch, stecken das Papier zurück ins Kuvert und dieses wiederum zurück in den Briefkasten. Dieser Briefkasten ist übrigens aus Gummi und verkraftet spielend leicht Tausende von Umschlägen, Flyern und Paketchen. Mal ehrlich: Dem Besitzer dieses prall gefüllten Gummibriefkastens würden Sie doch einen Aufenthalt in einer Gummizelle empfehlen, damit er wieder zu Verstand kommt, oder? Aha … aber bei Ihrem elektronischen Briefkasten bewerten Sie ein solch aberwitziges Verhalten als ganz normal?

Aber warum handeln wir eigentlich so? So irrational? So wie ein Vogel Strauß, wenn ihm alles zu viel wird?

Wie Sie sich den Zeitfresser Nr. 1 vom Leib halten - Starke SacheDie Antwort ist leicht … weil es alles andere als leicht ist, E-Mails zu beantworten. Dieses Beantworten kostet Kraft. Extrem viel Kraft. Geistige Kraft. Wenn das Schreiben von Texten nicht gerade zu ihren Lieblingsbeschäftigungen zählt, verlangt Ihnen jede schriftliche Antwort auf elektronische Post so ziemlich alles ab, was Ihre mentalen Energiespeicher hergeben. Und selbst die, denen das Schreiben nichts ausmacht, können sich Schöneres vorstellen. Zwischen Tür und Angel widmet sich niemand dieser Aufgabe. Dann schon lieber … tja, gar nicht.

Wie meinen Sie? Ich als Effizienzexperte sei bestimmt vor diesem Phänomen gefeit? Wo denken Sie hin?

In Wahrheit bin ich schon vor Jahren an die Grenzen des Machbaren gestoßen. Ich wurde regelrecht unter einem Himalaya aus E-Mails begraben. Nichts ging mehr. Ich konnte angesichts dieser Übermacht nur noch die weiße Fahne schwenken.

Aber Not macht erfinderisch. Nach intensiven Grübeleien und Brainstorming kam mir die zündende Idee für eine smarte Methode, mit der ich den täglichen Aufwand beim Beantworten elektronischer Post drastisch reduziert habe – ohne meine Partner dabei mit Plattitüden abzuspeisen oder sie auf Antwort warten zu lassen. Ich spare mehrere Stunden Zeit dabei und steigere sogar noch meinen Umsatz.

Neugierig? Dann schicken Sie einfach eine E-Mail, und ich verrate Ihnen das verblüffende Geheimnis: norbert@top-effektiv.com.

Aber jetzt hätte ich vor lauter Begeisterung fast das eigentliche Thema übersehen: Ihren E-Mail-Posteingang.

Ihr E-Mail-Postfach kann so einige Zustände aufweisen – aber es gibt nur einen, der das Prädikat »ideal« verdient: ein leeres Postfach. Denn …

Nur ein leeres Postfach ist ein gutes Postfach!

Denn je leerer das E-Mail-Postfach, desto freier und unbelasteter ist Ihr Kopf. Umgekehrt wächst mit jeder unbearbeiteten E-Mail das schlechte Gefühl, dass Ihnen die Situation entgleitet. Über den Kopf wächst. Lähmt.

Tickticktick … Hören Sie’s? Jede dieser E-Mails könnte eine Zeitbombe sein, bei der es etwas Wichtiges zu erledigen gibt, das Sie übersehen, wenn Sie diese Mail nicht öffnen. Es ist schon ein fieses Gefühl, auf einer Zeitbombe zu sitzen, oder? Das meinte ich mit »lähmen«. Deshalb trauen sich die meisten nicht, Ihr E-Mail-Postfach richtig zu leeren. Die Betonung liegt auf »richtig«.

Denn einfach radikal alles wegzuschmeißen – das geht natürlich nicht. Aber wie dann?

Indem Sie an die gute Christel von der Post denken. Die mag zwar eine Operettenfigur sein. Aber vor allem ist sie ein Mensch aus Fleisch und Blut. Und als ein solcher Mensch würde sie an Ihrer Stelle die normale Sackpost aus dem Briefkasten holen, auf den Tisch legen und bei jedem einzelnen Kuvert entscheiden …

Werbung? Können Sie lesen. Müssen Sie aber nicht. Niemand macht Ihnen einen Vorwurf, wenn Sie diese nett formulierte Einladung zum vermehrten Geldausgeben ungelesen der Obhut Ihres Rundordners übergeben. Hier mein Angebot, wie Sie noch produktiver werden können.

Was übrig bleibt, verteilen Sie entweder hausintern an den genauen Empfänger. Oder Sie öffnen und beantworten die Briefe selbst. So läuft das bei richtigen Menschen.

Und? Sind Sie als E-Mail-Gescheuchter ein anderer, wenn Sie die klassische Sackpost sichten? Wechseln Sie auf dem Weg vom Sackpostbriefkasten zum PC Ihre Identität? Wohl kaum. Daher sollten Sie Ihre elektronische Post nicht anders behandeln.

Dabei spielt es keine Rolle, welcher App Sie Ihren E-Mail-Verkehr anvertraut haben: Google-Mail, Outlook, Thunderbird, Mail für MacOS … ganz egal.

Das Beste ist, dass all diese Apps Ihnen beim Sortieren Ihrer Elektropost helfen können. Wollen Sie wissen, wie?

Ich verrate es Ihnen in wenigen Augenblicken. Machen Sie sich vorher aber bitte das Prinzip klar: Ein Sackbriefkasten ist – was? Hohl. Er ist eine derart hohle Nuss, dass er wahllos alles in sich reinstopfen lässt, was der Briefträger zu bieten hat. Ihr E-Mail-Postfach jedoch hat wesentlich mehr auf dem Brief-Kasten. Ganz nach der altbekannten Volksweisheit »Dummheit frisst, Intelligenz sortiert« können Sie diese schlauen Mail-Apps dazu bringen, Ihnen nur Mitteilungen zukommen zu lassen, bei denen Handlungsbedarf besteht.

Wie Sie sich den Zeitfresser Nr. 1 vom Leib halten - An Regeln halten»Regeln« nennt das der Fachmensch. Die besagen, dass E-Mails mit bestimmten Themen automatisch in Ordnern landen, die für diese Themen reserviert sind. Werbung gelangt so in den Ordner »Werbung«, Newsletter in den für »Newsletter«, Lieferantenanfragen in den für »Lieferantenanfragen«. Schlau, nicht wahr?

Damit haben Sie schon mal eine wichtige Voraussetzung geschaffen. Allerdings kann sogar das intelligenteste E-Mail-Postfach nur eins für Sie tun: Sortieren. Entscheiden müssen Sie hingegen selbst. An diesem einen, festen Zeitpunkt am Tag, an dem Sie Ihre Arbeits-E-Mails abrufen, sollten Sie Folgendes tun …

Stellen Sie sich diese entscheidenden vier Fragen bei Ihrem Posteingang

Erstens: Kann ich diese E-Mail sofort bearbeiten? Sprich: Wäre das in längstens 2 Minuten erledigt? Dann mache ich es sofort und habe es anschließend aus dem Kopf.

Zweitens: Oder kann ich diese E-Mail mit einem Termin verknüpfen, sie also zu einem späteren Zeitpunkt erledigen? (Übrigens, in Ausflug und Google-Mail können Sie eine E-Mail ganz einfach in den Status einer Aufgabe erheben.)

Drittens: Kann ich die E-Mail weiterreichen, weil die darin gestellte Aufgabe von anderen erledigt werden kann? Kann ich diesen Vorgang delegieren?

Viertens: Habe ich die ersten drei Fragen mit nein beantwortet?

Dann gibt es nur eine einzige Lösung: Löschung! Ja, diesen Mut müssen Sie einfach aufbringen, wenn Sie E-Mails erledigen wollen, die in Wahrheit gar nicht erledigt werden können. Wenn Sie also bitte nicht zum Elektropost-Messie, sondern entsorgen Sie sofort alles, was sich wieder abarbeiten noch delegieren lässt.

Und was haben Sie jetzt? Oh Wunder – einen leeren Posteingang! Mehr noch – Sie haben ein Erfolgserlebnis, weil Sie eins nicht mehr haben: einen Haufen tickender Zeitbomben in E-Mail-Form, der Ihnen immer ein ungutes Gefühl beschert hat. Nein, Sie haben es besser gemacht. Sie haben Ihre E-Mails komplett abgearbeitet. Und jetzt ist der Posteingang wirklich leer. So leer wie die Unterhose eines Eunuchen.

Wissen Sie was? Das muss gefeiert werden! Zelebrieren Sie dieses erhebende Gefühl, ihren E-Mail-Posteingang professionell geleert zu haben. Füllen Sie stattdessen Ihren Magen, mit einem Stück Kuchen vielleicht. Und gönnen Sie sich dazu eine Tasse Kaffee. Sie haben es verdient, denn das schafft wirklich nicht jeder.

Machen Sie diese Kombination zu Ihrer täglichen Gewohnheit

Also beides – das System »Leerer Posteingang« und die kleine Belohnung dafür. Zugegeben, den Kuchen sollten Sie vielleicht durch einen leckeren Apfel ersetzen; das setzt nicht so an. Aber im Großen und Ganzen stimmt es schon: Von dem erhebenden Wohlgefühl, alles an E-Mails abgearbeitet zu haben, können Sie gar nicht genug kriegen. Nur, wenn Sie sich spitzenmäßig fühlen, können Sie spitzenmäßige Leistungen erbringen. Und nur dann werden sie abends hochzufrieden nach Hause gehen. Sie werden die Welt schier aus den Angeln heben wollen.

Und glauben Sie mir, das ist etwas ganz anderes als diese Magengeschwüre erzeugende Unlust, am nächsten Tag wieder hilflos dieser Flut aus E-Mails ausgesetzt zu sein. Sie sind nicht mehr hilflos. Sie wissen jetzt, dass Sie das ganz ohne Angst angehen können. Einfach durch die intelligente Nutzung moderner E-Mail-Programme. Und indem Sie sich vier simple Fragen stellen und dann sofort ins Handeln kommen.

Wie Sie sich den Zeitfresser Nr. 1 vom Leib halten - Die Zeit renntWo wir gerade vom Handeln reden: Handeln, Tun, Machen, das alles macht Ihnen garantiert keinen Stress. Arbeit, die wir gut erledigen können, mag uns nach Stunden etwas ermüden, aber sie laugt uns niemals aus. Dieses Ausgelaugtsein, purer Stress also, ist die Folge all jener Dinge, die wir (noch) nicht erledigt haben. Diese Besorgnis, wir könnten etwas Wichtiges vergessen. Kurzum: Diese ständige Beschäftigung mit der Zukunft – das ist Stress pur. Und diese ständige geistige Beschäftigung mit Windows ist wie im Schaukelstuhl zu setzen: Man ist beschäftigt, kommt aber keinen Schritt vorwärts.

Schalten Sie also um: vom Grübel- in den Handeln-Modus. Und fangen Sie damit unbedingt beim E-Mail-Postfach an. Übernehmen Sie die Überzeugung, dass nur ein leeres E-Mail-Postfach ein gutes E-Mail-Postfach ist. Denn nur so vermeiden Sie unterschwelligen Stress, der Sie darin blockiert, sich Ihren eigentlichen Kernkompetenzen zu widmen. Auch auf diese Weise können Sie deutlich effektiver werden.

Übernehmen Sie das System, das ich Ihnen empfohlen habe, also das Verwenden von Regeln und filtern. So ziemlich jedes gängige E-Mail-Programm für jedes Betriebssystem kann mit diesen intelligenten Funktionen aufwarten. Nutzen Sie sie doch einfach.