Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - Beitrag

Bei diesem Thema werden Ihnen die Ohren klingeln. Versprochen.

Stelle ich Ihnen doch ein Werkzeug vor, das sich bereits ab dem dritten Tag rechnet. Wenn nicht gar früher. Und doch wird dieses Tool geradezu sträflich unterschätzt, und nur wenige Unternehmer haben überhaupt ein Gespür dafür entwickelt, wie wichtig es für sie ist, an dieser unscheinbaren Stellschraube zu drehen.

Diese Stellschraube heißt Headset.

Oh, ich merke es schon – Sie sind enttäuscht. Habe ich recht?

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - Hände freiSie haben jetzt bestimmt irgendetwas Bombastischeres erwartet. Aber nein: Ausgerechnet ein Headset soll den Durchbruch bringen?!?! Da greift man sich doch an den Kopf … um sich diesen Ohrbügel samt Mikrofonstift aus der Nähe zu betrachten und sich zu fragen: Was soll dieses simple Teil mit Produktivitätssteigerung zu tun haben? Wie soll so ein winziges Ding so riesig viel Zeit sparen?

Dazu müssen Sie wissen, dass ich Ihnen so ein Headset sowohl für Ihren PC als auch für Ihr Telefon empfehle. Am besten kombiniert für beide Geräte. Auch andere Wege verhelfen Ihnen zu mehr Produktiviät.

Möchten Sie wesentlich produktiver sein und mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben?

Schnell mal am Telefon? Von wegen!

Trotz all der E-Mails und WhatsApp-Nachrichten, mit denen wir täglich zugemüllt werden: Es ist das Telefon, dass jeder von uns täglich benutzt. Das wir von früh bis spät unzählige Male in die Hand nehmen. Weil es ja »so schnell geht« (meinen wir jedenfalls leichtfertig). Wobei es genau dieser Vorgang ist, der sich fatal auf unsere Produktivität auswirkt. Aber dazu komme ich gleich.

Stellen wir zunächst einmal fest: Wir alle werden mehrmals am Tag angerufen. Oder wir sind es selbst, die als Schreibtischtäter andere Leute aus deren Flow herausreißen. Und sei es nur, weil dieser netter Mensch uns zuvor vergeblich angerufen hat und wir jetzt unsere Rückrufliste abarbeiten.

Das Telefon ist also per se ein Produktivitätskiller. Und das gleich doppelt!

Denn zum einen reißt uns sein Schrillen aus der Konzentration. Aber als »himmlischer Akt« ausgleichende Gerechtigkeit hat dieses Ding schon zuvor dafür gesorgt, dass auch der Anrufer jede Menge Zeit verloren hat. Zumindest dann, wenn er dabei kein Headset benutzt.

Denn wie geht es am Telefon üblicherweise zu?

Wenn Sie jemanden anrufen wollen, nehmen Sie mit ihrer schwachen Hand den Telefonhörer, während Sie mit Ihrer starken, Ihrer Schreib-Hand also, die entsprechende Nummer wählen. Die meisten von Ihnen werden häufig benutzte Nummern den Kurzwahltasten zugeordnet haben; ansonsten müssen Sie eben eine ausführliche Nummer eintippen. Wenn Sie zu den wahren Telefonie-Assen zählen, übernimmt ein Mausklick auf die Nummer, die Sie im PC gespeichert haben, das lästige Wählen.

Ein Ritual aus dem 19. Jahrhundert bremst Sie noch im WWW-Zeitalter aus!

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - zu viel zu tunSo weit, so schlecht, denn allein dieses Vorspiel schluckt Zeit, Zeit, Zeit. Kein Wunder, hat sich dieses Ritual doch aus den Frühzeiten des telefonischen Selbstwahlverfahrens bis unsere Zeit herübergerettet: Die ersten Telefone, die ohne das berühmte Fräulein vom Amt auskommen, kannte man in den USA bereits 1892! Es ist also schon ein ganz alter Hut, den Sie sich immer noch bedenkenlos aufsetzen. Und das im Internetzeitalter!

Aber dieser Anachronismus ist gewiss nicht das Schlimmste. Denn nach dem Wählen kommt der nächste Zeiträuber mit einem W am Anfang: das Warten. Das Warten darauf, dass der oder die Angerufene endlich abhebt. Wobei die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass es dazu gar nicht kommt. Entweder, weil ihr gewünschter Gesprächspartner nicht da ist. Oder aber, weil er Besseres zu tun hat, als sich durch Telefonate aus der Konzentration reißen zu lassen.

Eine alte Geschichte

Ich erinnere mich noch an die Zeit – nein (auch wenn ich nicht mehr der Allerjüngste bin) nicht ans Jahr 1892. Wir schrieben vielmehr 1997. Frau Neumeier, eine meiner ersten Mitarbeiterinnen, war damals Herrin über eine moderne Telefonanlage. Sogar auf dem Gebiet der PC-Wahl waren wir so etwas wie Vorreiter, und Frau Neumeier musste gar nicht ihre Hände zu Hilfe nehmen, wenn sie für mich jemanden anrufen sollte. Und doch war das ganze recht frustrierend für mich. Denn wie lief so ein Anruf in aller Regel ab?

Sobald sie jemanden anrufen wollte, hat Frau Neumaier zunächst abgehoben, dann die Nummer gewählt und schließlich … na, was wohl? Richtig: sich gemütlich zurückgelehnt und gewartet … gewartet … und gewartet

Dieses Zwangspausen-Spielchen habe ich mehrmals angesehen und im Kopf eine unschöne Telefon-Rechnung aufgemacht: »Diese Wartezeit verläuft ja durch und durch unproduktiv. Und diese Wartezeit muss ich auch noch selbst bezahlen! Geht’s noch?«

Lange habe ich mir diese Geldverschwendung nicht angesehen. Denn dann habe ich meiner Frau Neumeier gewaltig was auf die Ohren gegeben …

… und zwar ein Headset!

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - Endlich fliegenLächeln Sie gerade mitleidig? Nun, dann sollten Sie sich vor Augen führen, dass Headsets vor gut zwanzig Jahren noch extrem ins Geld gingen. Für mich bedeutete das damals eine erhebliche Investition, für die ich fast eintausend Euro aufbringen musste: ein Vielfaches dessen, was diese hilfreichen Tools heute kosten. »Ellipse« hieß das Modell, und es kam aus dem Hause »GN-Netcom«.

Eine Investition mit sofortigem Nutzen

Ich habe diese spürbare Ausgabe aber keine Sekunde lang bereut. Auch Frau Neumaier nicht, die sich das Headset sogar selbst hat aussuchen dürfen. Entdecken Sie zusätzliche Wege, Ihren Tag effektiver zu gestalten. Der Clou: Mit diesem einohrigen Headset mit Überkopfbügel konnte meine Mitarbeiterin ungehindert im gesamten Büroraum umhergehen und zugleich ein Telefongespräch annehmen. Wow! Möglich machte das ein Zusatztool namens »Hook-Switch«.

Was wir seither an Zeit gespart haben, ist Musik in unseren Ohren. Es erscheint schier unvorstellbar, wie viel kostbare Zeit unnütz verrinnt, weil wir »mal schnell« jemanden anrufen wollen. Schnell? Von wegen! Entweder ist der Angerufene nicht da. Oder Sie erwischen einen jener Vielschwätzer am Telefon, die es sich zu Lebensaufgabe gemacht haben, jedes Telefonat zu einem kolossalen Tolstoi-Roman auszuwalzen. In den seltensten Fällen ist so ein Anruf wirklich in jener Sekundenschnelle erledigt, wie wir uns das gerne träumen lassen.

Nun, gegen Quasselstrippen ist kein Kraut gewachsen. Da hilft nur, nach der allerersten Negativerfahrung künftig auf alternative Kommunikationswege auszuweichen, etwa mein exklusives Werkzeug iTalk-24; eingehende Telefonate solcher Nervensägen sollten Sie nach Möglichkeit vorab blockieren.

Die unerwünschten Anrufer

Was aber ist mit den vielen erwünschten Anrufern? So unerhört das klingen mag: Die profitieren von Ihrem Headset ebenso wie Sie selbst. Denn Sie können ja ein hereinkommendes Telefongespräch sofort annehmen. Sprich: Auch Ihre Kunden und Lieferanten sparen Zeit; sie »verhungern« nicht länger in Warteschleifen mit Dudelmusik, sondern erreichen ohne Umschweife einen kompetenten Gesprächspartner. Mit diesem Super-Service heben Sie sich wohltuend von Ihren zeitfressenden Wettbewerbern ab. Und Sie selbst bewältigen dieses Kunststück mit links. Oder mit rechts. Je nachdem, über welchem Ohr Sie die Ohrmuschel ihres Headsets platziert haben.

Und Sie profitieren ein zweites Mal! Und zwar immer dann, wenn sie jemanden anrufen wollen. Denn es wird Ihnen so ähnlich gehen wir uns damals: Wir haben einfach nur die Nummer des gewünschten Gesprächspartners im PC angeklickt und ganz normal weitergearbeitet. Erst wenn der andere abgehoben hat, haben wir unsere aktuelle Arbeit unterbrochen. Das hat uns enorm viel Zeit gespart.

Gut – die einen oder anderen unter meinen Lesern schauen jetzt vielleicht immer noch etwas skeptisch drein. Sie auch? Wegen der paar Sekunden pro Anruf sollen Sie sich ein Headset anschaffen? Und für Ihre Mitarbeiter gleich dazu?

Vergessen Sie die ebenso lächerliche wie schmerzhafte Telefonschulter!

Mal davon abgesehen, dass sich »diese paar Sekunden« rasch zu viele, vielen Minuten pro Tag addieren – Minuten, die völlig unproduktiv vergehen: Ein Headset erspart Ihnen auch eine Zweitkarriere als Varieté-Clown. Denn haben Sie sich mal selbst im Spiegel betrachtet, wenn Sie den Hörer in einer Mischung aus Verzweiflung und Krampf zwischen Ohr und hochgezogener Schulter einklemmen, während Sie in dieser Lachnummer-Haltung versuchen, beim Telefonieren von Hand etwas mitzuschreiben? Schließlich gehört es zu den Gesetzmäßigkeiten des Telefonieren, dass wir, sobald es klingelt, summt oder brummt, automatisch mit unserer Greifhand den Telefonhörer erfassen und dann natürlich unwillkürlich den Hörer an jenes Ohr legen, das auf derselben Körperseite verortet ist. Sprich: Rechtshänder halten, wenn sie angerufen werden, das Telefon stets ans rechte Ohr; Linkshänder ans linke. Und da diese Greifhand in aller Regel auch Ihre Schreibhand ist, kommen diese drolligen Verrenkungen zustande.

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - TelefonschulterSparen Sie sich dieses Telefon-Yoga: Mit einem Headset haben Sie beide Hände frei, während Sie telefonieren. Handschriftliche Notizen auf rutschigen Einzelblättern sind damit ebenso wenig ein Problem wie Eintragungen direkt am Computer. Sie glauben gar nicht, wie nützlich diese händische Freiheit ist, wenn Sie beispielsweise eine Notiz in eine Kundendatenbank eintippen. Auch die Bedienung Ihres E-Mail-Programms, während Sie noch sprechen, wird dank des Headsets zum Vergnügen. Kurz gesagt: Während Sie telefonieren, erledigen Sie viele konstruktive und effektive Handlungen gewissermaßen nebenbei.

Resultat: Mit diesem »Telefonie-Diadem« auf dem Kopf vervielfachen Sie ihren Produktivitäts- und Wirkungsgrad. Und das umso extremer, je öfter Sie telefonieren. Allein schon, wenn Sie als Einzelunternehmer unterwegs sind und dabei viel telefonieren müssen, wird sich dieses Headset in Windeseile bezahlt machen. Dieser positive Effekt vergrößert sich noch, wenn Sie Mitarbeiter haben.

Sie allein sparen schon eine Stunde Zeit pro Tag

Machen wir mal eine kleine Rechnung auf: Durch so ein Headset können Sie im Durchschnitt rund eine Stunde Zeit am Tag sparen. Macht bei fünf Mitarbeitern fünf Stunden und bei zehn Mitarbeitern zehn Stunden.

Dass das Telefonieren per Headset zudem ihre Kundenfreundlichkeit steigert, und zwar ganz automatisch, hatte ich Ihnen ja bereits am Beispiel der schnelleren Erreichbarkeit deutlich gemacht. Kundenloyalität ist ein ungeheuer wichtiger Baustein Ihres Unternehmenserfolgs, denn in Zeiten austauschbarer Produkte und konturloser Me-too-Angebote ist das einer der wenigen Punkte, wo Sie klar und deutlich punkten können. Und zwar mit Leichtigkeit.

Werden auch Sie produktiver als die meisten anderen Unternehmer.

Aber es kommt noch besser: Bestimmt haben auch Sie schon einmal jemanden angerufen, der während dieses Telefonats aufstehen musste, um irgendetwas zu suchen – eine Akte im Büroschrank vielleicht oder einen Ordner. Was passiert Ihnen dann zwangsläufig? Richtig – Sie werden »beiseitegelegt«. Der Hörer liegt auf dem Tisch, Sie hören mehrere Momente lang gar nichts oder nur ein undefinierbares Gemisch aus Rascheln, Rauschen und unverständlichen Stimm-Fetzen. Und Sie fragen sich die ganze Zeit, wann das Telefonat wohl weitergeht. Sie verlieren Zeit und ärgern sich darüber.

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - Lächeln zum HeadsetWenn Sie nun erstens die Positionen tauschen und zweitens die normalen Telefoniegewohnheiten mit einem Headset, werden Sie etwas Wunderbares erleben. Dieses vermaledeite »Moment mal bitte, ich lege Sie kurz mal weg!« können Sie ab sofort aus Ihrem Wortschatz streichen. Denn selbstverständlich können Sie dieses Headset kreuz und quer durch Ihr Büro nehmen, während Sie telefonieren. In dieser Zeit führen Sie das Gespräch ungestört weiter und ersparen sich und ihrem Gegenüber viel Leerlauf, etliche Meter Geduldsfaden und Nervenverbrauch. Diese Kundenfreundlichkeit wird überaus gut ankommen, das kann ich Ihnen aus eigener Erfahrung in die Hand versprechen.

Komfortabler können Sie Effektivität nicht steigern

Und jetzt mal ehrlich: Kennen Sie einen anderen Bereich, in dem Sie durch eine kleine Investition nicht nur Ihre Bequemlichkeit deutlich steigern können, sondern durch diese Maßnahme auch noch Ihre Effektivität?

Ich sage Ihnen: Effizienter können Sie gar nicht telefonieren. Sie sparen Zeit und Mühe. Und gewinnen gleichzeitig ungeheuer viel Kundensympathie.

Ich gehe sogar so weit: Ein Headset fürs Telefon ist Ihre beste Investitionen seit Langem, die sich meiner Erfahrung nach bereits nach drei Tagen rechnet, unabhängig von der Unternehmensgröße!

Verbesserte Kundenbeziehungen zählen für mich ebenso zur gesteigerten Effizienz. Denn mehr Wohlwollen bedeutet meist auch: mehr Chancen auf einen Auftrag und somit mehr Umsatz.

Apropos klingen: Dieses Headset verbessert nicht zuletzt die akustische Qualität, mit der Sie bei Ihrem Gegenüber ankommen. Nicht nur, dass Sie die üblichen und unschönen Kratz-und Schabgeräusche vermeiden, die sich nicht vermeiden lassen, wenn Sie mit einem normalen Telefonhörer hantieren. Überdies gewährleistet ein Headset, dass der Abstand zwischen Ihrem Mund und dem Mikrofon in jeder Situation optimal bleibt. Egal, ob Sie nun am Schreibtisch Ihr Telefonat führen oder dabei ihr Büro durchmessen.

So stumpfen Sie Nervensägen ab – aber nicht die Kundenbeziehung

Und sogar das Problem der dauertelefonierenden Nervensägen werden Sie mit einem Headset los, ohne dass die entsprechende Kundenbeziehungen darunter leidet. Wenn Sie solch einen Monolog-Liebhaber an einem klassischen Telefon am Ohr haben, sind Sie während dieses Redeschwalls zur Untätigkeit verdammt. Mit einem Headset jedoch können Sie Ihre Ohren »auf Durchzug schalten«, diesen nervigen Wörter-Niagarafall ab und zu mit einem gekoppelten »Aha!«, »Mmmh …« oder »Ja, ja!« begleiten und derweil etwas völlig anderes machen. So machen Sie das Beste aus dieser Quasselstrippenzieherei. Der Schwafelkopf am anderen Leitungsende merkt gar nicht, dass Sie mit etwas Effizienteren beschäftigt sind, und fühlt sich von Ihnen sogar noch überaus zuvorkommend behandelt. Wahrscheinlich wird ihm nirgendwo anders so viel vermeintliche Aufmerksamkeit zuteil. Eleganter können Sie dieser Zwickmühle kaum entgehen, meinen Sie nicht auch?

Wieso ein normales Telefon Ihrer Produktivität schadet und was Sie dagegen tun können - Nervensägen sind egalDas sind aber nur ein paar Ideen von vielen, die Ihnen in den Sinn kommen, sobald auch Ihnen ein Headset zu Ohren gekommen ist. Wichtig ist, dass Ihre Hände eine Allergie gegen Telefonhörer entwickeln. Nehmen Sie so einen Hörer bitte erst gar nicht mehr zur Hand, wenn Sie jemanden anrufen wollen oder angerufen werden. Zumindest nicht an Ihrem Arbeitsplatz.

Gute Angewohnheiten

Ich habe mir das ebenfalls zur Angewohnheit gemacht: Ich sitze beim Telefonieren immer ganz bequem da und konzentriere mich auf das, was ich dem anderen sagen möchte. So ein Headset entspannt ungemein. Und das wird sich wiederum positiv auf Ihre Kundenbeziehung auswirken, denn im Zustand der Entspannung können Sie selbst schwierige Themen ganz locker besprechen. In dieser ungezwungenen Atmosphäre werden Sie mit Ihrem Gegenüber bei Bedarf auch viel leichter Problemlösungen entwickeln können; Konflikte kommen erst gar nicht auf. Und ich sag’s nochmal: Alles »nur« wegen Ihrer Entscheidung, beim Telefonieren auf Headsets zu setzen.

Ist das nicht fantastisch? Sie machen sich das Leben deutlich leichter – und zu allem Überfluss sparen Sie enorm Zeit und verbessern zusätzlich noch Ihre Kundenbeziehungen. Hier gibt es weitere Tipps für mehr Produktivität. Wenn Sie mich fragen: Wenn Sie sich jetzt noch durch das Telefon Ihre Hände binden lassen, sind Sie selber schuld!