Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - Beitrag
  • »Das iPhone wird sich niemals durchsetzen – es hat ja noch nicht mal richtige Tasten!«
  • »Das Internet ist nur ein Hype; kümmert euch um wichtigere Dinge.«
  • »Das Problem der Spam E-Mails wird schon in zwei Jahren verschwunden sein.«

Hört, hört!

Es liest sich wie ein Kapitel für sich, wie verquer sogar gestandene und einflussreiche Konzern-Bosse mit ihren Zukunftsprognosen danebenliegen können. Zitierte Fehleinschätzungen strammen samt und sonders aus der Windows-Schmiede Microsoft. Die letztgenannte Fata Morgana hatte Ex-Konzernchef Bill Gates übrigens schon zur Jahrtausendwende in die spamgeplagte Welt gesetzt.

Satz mit X: War wohl nix … Die verhassten Elektrogrüße aus dem Hause Spam machen heute immer noch rund 90 % des gesamten E-Mail Verkehrs aus – weltweit. Und selbst, wenn Onkel Bill aus Redmond recht gehabt hätte: Sogar die Unmenge der »guten« E-Mails ist inzwischen »nicht mehr feierlich«. Rund 100 E-Mails pro Tag abzuarbeiten ist für einen Angestellten in leitender Position inzwischen die herausfordernde Realität. Und erst recht für einen Firmeninhaber. Möchten Sie auch auf andere Weise besser mit Ihren Kunden kommunizieren?

Eigentlich sollte man ja meinen, dass in Zeiten von WhatsApp, Facebook und anderen sozialen Vernetzungen das fast schon antiquiert wirkende Kommunikationsmittel namens E-Mail schon auf Rückzugsgefechtsmodus umgeschaltet hat. Weit gefehlt! Tag für Tag blasen fast 100 Milliarden E-Mails weltweit zur Attacke – auf die Nerven der E-Mail-Empfänger, auf deren kostbares Arbeitszeit-Budget – und damit auf die Effektivität des gesamten Unternehmens.

Die Flut aus E-Mails ist wie ihr wässriges Gegenstück aus Mutter Natur: verdammt gefährlich.

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - Mails hängen an dirDas muss man sich mal vorstellen: Manager, die Monat für Monat ein üppiges vier- oder sogar fünfstelliges Gehalt einstreichen, vergeuden pro Arbeitstag mindestens drei Stunden mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails. Wobei das eine sehr wohlwollende Schätzung ist; viele der E-Mail-Gepeinigten dürften nicht zugeben wollen, dass sie sich in Wahrheit noch viel länger an dieser Geißel des Webzeitalters die Zähne ausbeißen.

Und was die Effektivität betrifft: Eine Universitätsstudie hat ergeben, dass die meisten Unternehmen (kleine, mittlere, große … ganz egal) gut und gern ein Drittel ihrer Betriebskosten einsparen könnten. Wenn, ja wenn die weiter vorn bereits erwähnten Topmanager besser darin wären, ihre E-Mails zu bearbeiten.

Die vielen vergeudeten Stunden an Ausbildung

Aber zählt die effektive Bearbeitung von E-Mails zum Ausbildungsplan von angehenden Unternehmern oder Wirtschaftslenkern? Offiziell, zumindest? Meines Wissens nicht.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihren Umsatz in kürzester Zeit um 72,8% steigern können?

Was für ein Wahnsinn! Da werden auf Steuerzahlerkosten zig Tausende von Euros in die Ausbildung von BWL- und anderen Wirtschaftsstudenten gesteckt – und dann werden die wichtigsten Faktoren vernachlässigt, die über die Effektivität eines Unternehmens entscheidet: Tempo und Qualität der E-Mail Bearbeitung.

Andererseits, auf diese Weise hat die Sache auch ihr Gutes. Denn wirkungsvolle Dämme gegen die E-Mail Flut kann jeder und jede errichten. Dazu braucht man kein Universitätsstudium. Dazu braucht man nur genügend Konsequenz – und die richtigen Hilfsmittel. Und die können auch Unternehmer ohne akademische Weihen aufbringen.

Moment mal: Konsequenz? Was meine ich damit?

Nun, Sie kennen doch das Sprichwort: Was du nicht willst, das man dir tu, das füg auch keinem anderen zu. Also, wenn Sie nicht wollen, dass die E-Mail-Fluten zu Ihren Füßen steigen und steigen, sollten Sie zunächst selbst Ihren Beitrag leisten und mit gutem Beispiel vorangehen. Mein Tipp Nummer 1 gegen die E-Mail-Flut lautet …

 

Betreiben Sie E-Mail-Askese, und überlegen Sie genau, ob und zu welchem Zweck Sie eine E-Mail überhaupt verfassen.

In erster Linie fordere ich damit ein großes Maß an Selbstdisziplin, was den Einsatz von E-Mails angeht.

Weiter oben habe ich Messenger wie WhatsApp erwähnt. Für Mitteilungen, die sich nur knöchelhoch aus dem Sumpf der Belanglosigkeit erheben können, reichen diese Dienste völlig aus. Wenn Sie hier Zeichen setzen und ihr Umfeld mehr und mehr übereinstimmend handelt, reduziert sich die Zahl der E-Mail-Seuchenherde bereits deutlich. Und bei den E-Mails, die dann anschließend tatsächlich noch im Postfach des Empfängers auf Bearbeitung und Beantwortung warten, können sich die Adressaten wenigstens sicher sein, dass es sich tatsächlich um bedeutungsvolle Nachrichten handelt.

Drastisch gesagt: Missbrauchen Sie die E-Mail bitte nicht als Messenger-Ersatz.

Damit im Zusammenhang steht auch mein zweiter Tipp …

 

Behandeln Sie Ihr E-Mail Postfach wie sein Vorbild in der Wirklichkeit, den ganz normalen Briefkasten an Ihrer Haus- oder Firmentür.

Lassen Sie doch jetzt einmal kurz Revue passieren, wie oft pro Tag Sie klassische Sackpost bekommen.

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - SackpostIn früheren Zeiten schob der Briefträger in der Uniform der Deutschen Bundespost höchstens einmal am Tag Umschläge durch Ihren Briefschlitz. Heute hat die Post private Konkurrenz bekommen. Gut möglich, dass Sie zweimal am Tag auf diese Weise mit Sackpost behelligt werden. Öfter aber ist die Ausnahme, nicht wahr?

Mit ihren E-Mails sollten Sie es genauso halten (und jetzt kommen wir zur Abteilung »Selbstdisziplin«): Leeren Sie Ihr E-Mail-Fach einmal am Tag. Höchstens zweimal. Für den Rest des Arbeitstages darf Ihr Outlook oder sonstiges Mailprogramm die virtuellen Däumchen drehen.

Ich weiß, das erfordert Beherrschung. Schließlich sind wir es gewohnt, bei jedem »Kling!«, der aus dem Lautsprecher unseres PCs dringt, buchstäblich alles stehen und liegen zu lassen. Dabei wollen wir ja »nur mal kurz« nachschauen, wer uns mit einer E-Mail beglückt hat.

Aber hätten Sie gedacht, dass es nach so einer Störung rund eine Viertelstunde dauert, bis Sie sich wieder voll und ganz auf das konzentrieren können, was Sie vor dem »Kling!« gemacht haben?

Die Signale sind die Feinde

Deshalb sollten Sie a) diese akustischen oder optischen Signale für einen E-Mail Eingang abschalten und b) sich selbst die Versuchung verkneifen, öfter als besagte zweimal pro Tag ins E-Mail Fach zu lugen.

Ich garantiere Ihnen, dass Ihnen das am Anfang schwerfallen wird. Höllisch schwer. Man könnte ja etwas Wichtiges verpassen, oder? Aber diese dumpfe Befürchtung ist nur ein Gefühl, eine Einbildung, mehr nicht. Bei Papierbriefen empfinden wir eine mehrtägige Wartefrist schließlich auch als ganz normal. Es wird höchste Zeit, dass wir uns nicht mehr von E-Mails treiben und hetzen lassen. Diese drei Tools können Ihnen auch in Ihrem Arbeitsleben helfen.

Wenn Sie allein schon diese beiden Tipps konsequent beherzigen, wird Ihnen der Umgang mit der E-Mail-Flut spürbar leichterfallen. Denn ich weiß aus Erfahrung, dass Sie auch Ihr Umfeld »erziehen« müssen. Sprich: Die Versender von E-Mails, die von Ihnen allen Ernstes binnen Minuten eine Antwort erwarten, werden anfangs nicht erfreut sein, dass sie sich mindestens 24 Stunden lang gedulden müssen. Aber auch jetzt spreche ich aus eigener Erfahrung, dass Ihr Umfeld es meist recht schnell begreifen wird: Für die Beantwortung einer E-Mail nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Außer, es handelt sich um belanglose Larifari-Mitteilungen. Die gehören auf WhatsApp & Co.

Ein Zwischenfazit

Ziehen wir ein Zwischenfazit: Mit mehr Achtsamkeit gegenüber dem Medium E-Mail können Sie Ihre ganz persönliche E-Mail-Flut bereits auf die Dimensionen eines Flüsschens eindampfen. Und das allein mit »Bordmitteln«, also mit Selbstdisziplin, kombiniert mit etwas »erzieherischer Geduld« gegenüber ungeduldigen E-Mail-Antwort-Erwartern.

Das ist gut, meinen Sie? Abwarten. Es geht noch besser.

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - Tastatur

auf der tastatur schreiben

Wahrscheinlich sind wir beide, Sie und ich, gar nicht so verschieden: Mit der PC-Schreibtastatur stehen wir nicht unbedingt auf Du und Du. Klar, kleinere Mitteilungen fließen uns inzwischen schon einigermaßen flugs aus der Tipp-Feder. Was aber, wenn wir es mit wichtigen E-Mails zu tun haben?

Dann stoßen Menschen wie Sie und ich rasch an unsere Schreib-Grenzen. Geradezu höhnisch blinkt uns der Cursor in der fürchterlich leeren Schreibmaske des E-Mail-Programms entgegen. »Schreib endlich etwas!«, scheint er uns stumm mitzuteilen. »Warum schreibst du denn nicht was?«

Tja, nur was soll mir schreiben? Vor dem ersten Wort grübeln wir und grübeln wir. Wie schieben wir am besten diesen Schrieb an?

Wie man dem Schreiben einen Schubs geben kann

Und wenn wir dann glauben, endlich, endlich den perfekten Anfang gefunden zu haben, kommen uns nach spätestens zwei, drei Zeilen die ersten Zweifel: Ist es wirklich verständlich, was ich da verfasst habe? Wird der andere überhaupt soweit lesen, oder erkennt er die Tragweite meiner E-Mail erst gar nicht? Und nicht selten löschen wir unseren ersten Textversuch entnervt – und lassen dieses unschöne Spielchen wieder von vorne beginnen.

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - Neue Versionen des gleichen TextesMir jedenfalls ist es früher so gegangen. Es war niederschmetternd: Bis ich einen E-.Mail-Text verfasst hatte, mit dem ich halbwegs zufrieden war, gingen mindestens zwei oder drei Textvarianten voraus; textlich gesehen schwere Geburten, deren Resultat ich anschließend obendrein ins Daten-Nirwana entsorgen musste. Und auch mit der letzten Endes tatsächlich abgeschickten Version war ich meist nicht wirklich zufrieden.

Von den Zweifeln an meine Rechtschreibung ganz zu schweigen. Denn mal ehrlich: Wer von uns blickt durch die mehrfach reformierte Schlechtschreib-Reform noch durch? Ich nicht. Ein entsprechend mulmiges Gefühl keimt in mir, wenn ich Texte an E-Mail-Empfänger verschicke, von denen ich glaube, dass sie sich etwas besser mit der DUDEN-Materie auskennen. Kennen Sie dieses unschöne Gefühl auch?

Deshalb schicke ich gleich meinen dritten Tipp hinterher:

Machen Sie es sich einfach, und beantworten Sie Ihre E-Mails ab jetzt nicht mehr schriftlich. Benutzen Sie dazu lieber ein Werkzeug, dass Sie seit ihrem zweiten Lebensjahr blind beherrschen: Ihr Mundwerk.

Anders gesagt: Sprechen statt Schreiben – das ist das neue E-Mailen!

Ich bin ja Unternehmer, also einer von Ihnen, und deshalb hatte auch ich vor noch gar nicht allzulanger Zeit genauso meine liebe Not mit der E-Mail-Flut, die mich täglich davonzuschwemmen drohte. Ich habe Tage im Büro verbracht, und zwar mit nichts anderem, als E-Mails zu beantworten – auf die klassische Art, schriftlich also.

Und auf dem Nachhauseweg ging es mir jedes Mal aufs Neue durch den Kopf: Norbert, das kann’s doch nicht gewesen sein! Du kommst ja zu nichts Produktivem mehr vor lauter E-Mails!

Dass Telefongespräche keine Alternative zu E-Mails sind, hatte ich zu diesem Zeitpunkt längst gemerkt. Denn der telefonische Idealfall – einmal kurz anrufen, und gleich hat man den gewünschten Gesprächspartner in bester Plauder-Laune an der Strippe – trat so gut wie nie ein. Vielmehr benötigte ich meistens drei bis vier telefonische Anläufe, bis ich am anderen Ende der Leitung endlich denjenigen begrüßen konnte, den ich sprechen wollte. Und wie oft ich diesen Menschen dann überdies auf dem falschen Fuß erwischt habe, kann ich gar nicht mehr zählen.

Nein, Telefonanrufe sind wirklich nicht das Wahre. Ebenso wenig die Möglichkeit, auf einen Anrufbeantworter zu sprechen. Denn diese Nachrichten lassen sich bekanntlich nicht separat speichern.

Die Alternative mit der man endlich effektiv E-Mails beantwortet

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - Immer MailsIch hätte es mir nicht träumen lassen, dass mir die Lösung des Problems tatsächlich nachts im Traum einfallen würde. Aber es war tatsächlich so – urplötzlich stand sie vor mikr: die Idee, mit der ich meine persönliche E-Mail-Flut ein für alle Mal trockenlegen würde.

Es war die Sprachnachricht!

Die per E-Mail verschickte Sprachnachricht!

Diese perfekte Alternative zur klassischen E-Mail stand mir von gleich auf jetzt glasklar vor Augen: Ich würde ab jetzt meine E-Mails nie mehr schriftlich beantworten, sondern mündlich. Zugleich würde ich es nicht umständlich mehr oder minder große Audio-Dateien per E-Mail verschicken und damit das Postfach meines elektronischen  Gegenübers zum Platzen bringen. Ich würde nur noch den Link verschicken zu dem Server, auf dem diese Audiodateien gespeichert werden würden. Ich habe auch noch dieses Angebot für Sie.

Ha! Das war das Ei des Kolumbus!

Und dieses Ei ist inzwischen ausgebrütet und erfreut sich bei immer mehr E-Mail-Geplagten einer geradezu spektakulären, wenn auch nicht überraschenden Beliebtheit. Ich spreche von meinem Sprachnachrichten-Programm »i-Talk24«.

Drei goldene Strategien gegen die E-Mail-Flut - Die LösungStatt wie früher mühsam in die Tasten zu hacken, spreche ich heute die Antworten auf E-Mails kurz ins Mikrofon, lade sie in Windeseile hoch und verschicke dem Empfänger nur noch den Link zu dieser Sprachnachricht. Alles in allem spare ich so pro E-Mail bis zu 70 % Zeit. In Worten: Sieb-zig!

In Kombination mit der bereits am Anfang empfohlenen Selbstdisziplin im Einsatz von E-Mails schaffe ich es mit i-Talk24, das übliche »Tagespensum« an E-Mails in maximal zwei Stunden abzuarbeiten. Das nenne ich effektiv, top-effektiv sogar!

Und deshalb mein letzter Tipp …

 

Probieren Sie i-Talk24 aus.

Ich wette, dass es ihnen so gehen wird, wie so gut wie allen Anwendern, die i-Talk24 in ihren Alltag integriert haben: Schon nach zwei, höchstens drei Tagen werden Sie i-Talk24 nicht mehr missen wollen. Denn plötzlich haben Sie endlich wieder die Zeit für Ihre unternehmerischen Kernkompetenzen, die ihnen der Zeitfresser namens E-Mail vorher dreist geklaut hat.

Denken Sie dran: Sprechen statt Schreiben – das ist das neue E-Mailen!