Der Autoresponder Text, als Chance zur Kundenbindung und -gewinnung
Ein Autoresponder ist ein Programm, das eine E-Mail automatisch beantwortet oder automatisiert und eigenständig Emails an die Personen in einem Email-Verteiler versendet. Diese Methode kann sehr nützlich sein, da der Kunde eine sofortige Rückmeldung erhält, die ihm viele wichtige Informationen bieten kann bzw. das der Kunde regelmäßig mit interessanten Infos versorgt wird.
Außerdem sorgt der Autoresponder dafür, dass für die Beantwortung der Mails bzw. für das Durchführen einer Email-Kampagne nur wenig Zeit benötigt wird. Wenn Sie ein solches Programm verwenden wollen, müssen Sie einen Autoresponder Text entwerfen. Dabei sollten Sie sehr sorgfältig zu Werke gehen, da der Autoresponder Text sehr wichtig ist, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen bzw. auszubauen.
Dieser Artikel stellt vor, worauf Sie in verschiedenen Situationen achten müssen, wenn Sie den Autoresponder Text erstellen.
Allgemeine Tipps für den Autoresponder Text
Zunächst ist es sehr wichtig, eine Betreffzeile zu wählen, die das Interesse der Kunden weckt. Wenn die Betreffzeile fehlt oder nur belanglose Informationen beinhaltet, wird die Mail in vielen Fällen nicht geöffnet. Überlegen Sie sich genau, welche Informationen ein Kunde wünschen könnte. Manche Programme erlauben es auch, die Betreffzeile individuell zu gestalten, je nach Inhalt und Adressat der Mail.
Der Autoresponder Text sollte darüber hinaus auch stets die vollständigen Kontaktinformationen enthalten. Oftmals besteht das Interesse, per Telefon mit einem Mitarbeiter zu sprechen. Daher kann diese Angabe durch aus ein wichtiges Element im Autoresponder Text sein.
Außerdem ist es sehr sinnvoll, einen persönlichen Ansprechpartner zu nennen. Wenn die Kunden erfahren, wer für ihre Belange zuständig ist, fördert dies das Vertrauen.
Wenn der Autoresponder auf eine Email Anfrage antwortet, sollten Sie dem Kunden auch mitteilen, wie weiter mit seiner Anfrage verfahren wird. Wenn der Absender beispielsweise eine Bestellung abgegeben hat, ist es wichtig, mitzuteilen, welchen Status diese nun hat und bis wann mit der Lieferung zu rechnen ist. Bei anderen Anfragen sollten Sie z.B. angeben, wann er mit einer Antwort auf seine Anfrage rechnen kann.
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Autoresponder Text bei Abwesenheit
Sehr häufig wird der Autoresponder Text verwendet, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist. In diesem Fall erfährt der Empfänger, dass seine Mail in nächster Zeit nicht bearbeitet wird.
Dabei ist es sehr wichtig, anzugeben, wann Sie wieder anwesend sein werden. So weiß der Kunde, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann. Außerdem ist es sinnvoll, eine Kontaktmöglichkeit für dringende Fälle anzugeben. Dies kann entweder eine Handy-Nummer sein, wenn Sie auf diesem Wege erreichbar sein sollten. Eine andere Alternative besteht darin, die Kontaktinformationen eines Kollegen zu nennen, der die Anfrage in dringenden Fällen zeitnah erledigen kann.
Autoresponder Text bei Anfragen
Wenn eine Person eine Anfrage an ein Unternehmen stellt, ist dies eine sehr gute Möglichkeit, um eine Beziehung aufzubauen und diese Person schließlich als Kunden zu gewinnen. Allerdings ist es dazu notwendig, sehr sorgfältig vorzugehen.
Ein gutes Mittel, um das Vertrauen zu wecken, ist der Autoresponder Text. So erhält der Kunde eine sofortige Rückmeldung und weiß, dass seine Anfrage eingegangen ist. Allerdings ist es dafür notwendig, einen sinnvollen Autoresponder Text zu verwenden. Eine einfache Auskunft wie „Vielen Dank für Ihre Anfrage“ ist zwar höflich, aber auch belanglos.
Zum einen ist es sinnvoll, den Text so zu personalisieren, dass eine persönliche Anrede stattfindet. Bei der automatischen Beantwortung eines Kontaktformulars ist es beispielsweise möglich, den Namen abzufragen und diesen dann automatisch für die Anrede zu verwenden. Dies schafft sofort Vertrauen. Zum anderen ist es auch hier wieder wichtig, im Autoresponder Text anzugeben, wie mit dieser Anfrage nun verfahren wird und bis wann mit einer Antwort zu rechnen ist.
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