Effizient organisieren: Warum »effizient organisieren« für Sie als Dienstleister ein Muss ist

Das Mal des Pleonasmus

Ich gebe zu: Diesem »effizient organisieren« müsste eigentlich das Mal des Pleonasmus aufgebrannt werden. Sie kennen ja diesen viel effizient organisierenzitierten »weißen Schimmel«, der fast immer als Paradebeispiel des doppelt Gemoppelten gesattelt wird. So mag mancher Sprach-Pedant jählings ein böses Jucken im Trommelfell verspüren, sobald ein »effizient organisieren« in sein Ohr dringt. Denn was zeichnet Organisation aus? Eben: dass sie effizient ist, also bei kleinstem Aufwand die größtmögliche Wirkung erzielt. Sonst wäre sie keine Organisation, sondern bestenfalls der anrührende Versuch, »den Laden zu schmeißen – irgendwie«.

Aber wir wollen hier nicht päpstlicher auftreten als der alte Herr im Vatikanstaat. Bleiben wir bei »effizient organisieren« als Sinnbild für – ja, für was eigentlich?

Effizient organisieren: Was heißt das eigentlich?

Hätten Sie gedacht, dass alle Welt zwar von »Organisation« spricht, es aber keine allgemein gültige Worterklärung dafür gibt? Sie können das nachher gern in Wikipedia nachschlagen. Dort steht eingangs: »Der Begriff Organisation […] lässt sich am treffendsten mit „Bewerkstelligung“ übersetzen, eindeutige Definitionen bestehen jedoch nicht.«

Bewerkstelligung. Ich räume ein: Wirklich elegant klingt diese Bezeichnung nicht gerade; vielmehr ziemlich hölzern und ungelenk. Wollen wir es lieber mal auf eigene Faust versuchen? Was meine ich also, wenn ich ich von »effizient organisieren« rede? Nun, was halten Sie von dieser Beschreibung:

Effizient organisieren heißt, alle für eine erfolgreiche, lukrative wirtschaftliche Existenz notwendigen Arbeiten, Abläufe etc., die NICHT unmittelbar mit unseren Kernkompetenzen identisch sind, so einzurichten, dass sie im Idealfall automatisch im Hintergrund ablaufen.

Möchten Sie jeden Tag automatisch neue Kunden über das Internet gewinnen?

Kernkompetenzen deckt in diesem Erklärungsmodell all jene Fähigkeiten ab, die Sie bewegen oder bewogen haben, sich beruflich auf eigene Füße zu stellen und ein Unternehmen zu gründen oder zu übernehmen. Sie sind ein guter Friseur? Dann markiert der souveräne Umgang mit Schere, Kamm und Trockenhaube Ihre Kernkompetenz. Sie haben sich als Grafikerin einen erstklassigen Namen gemacht? Dann umfassen Mac, Maus, Photoshop, Copicstift und Layoutblock jenes Terrain, das Ihre Kernkompetenz kennzeichnet. Kernkompetenzen decken all das ab, womit Sie Ihre Geldverdien-Zeit am liebsten verbrächten, wenn … ja wenn da eben nicht dieses lästige Pflichtbeiwerk wäre: Akquisition, Personalführung, Buchhaltung und all die anderen Elan-Bremsen.

Effizient organisieren: Erst dieses Prinzip bringt Ihre Kernkompetenzen optimal zur Entfaltung

Jetzt sind wir an jenem Punkt angelangt, an dem »effizient organisieren« seine Daseinsberechtigung erkennen lässt. Denn »effizient organisieren« heißt: All dem ungeliebten Ballast von vornherein so wenig wertvolle Arbeits- und Produktivitäts-Zeit zugestehen wie irgendwie möglich. Am besten gar keine.

Ich bin jetzt seit vielen Jahren in der Wirtschaft aktiv, die überwiegende Zeit »unter eigener Flagge« fahrend. Wieder und wieder habe ich mich mit anderen »Wirtschaftskapitänen« ausgetauscht, Meinungen eingeholt und neue Erfahrungen gemacht. Mein Resümee: Richtig gutes Geld gibt es nur für richtig gute Leistungen – und die können Sie ausschließlich in Ihren Kernkompetenzen erbringen. Weil Sie nur da richtig gut sind. Erkennen Sie, wie wichtig es ist, dass Sie sich möglichst effizient organisieren? Und das so früh wie möglich?

Bleiben wir, um ein Beispiel anzuführen, bei unserer Grafikerin. Warum ergreift jemand diesen wunderbaren Beruf? Etwa, weil sich solch ein Mensch zum Hard Selling berufen fühlt und sich durch grandiose Leistungen in trockener Buchhaltung und manchmal aufreibender Neukundengewinnung zu profilieren weiß? Gewiss nicht.

Nein, wir dürften uns einig sein: Unsere Freundin, die Grafikerin, ist wahrscheinlich von Kindesbeinen an ein durch und durch schöpferischer, fantasieerfüllter Mensch. Sie begeistert sich für ausdrucksstarke Bildgestaltung, attraktive Farbharmonie, gekonnte Typografie und einzigartige, imagebildende Layouts. Darin ist sie gut. Sehr gut sogar. Das ist Kreativität, für die sie regelrecht brennt. Dafür hat sie jahrelang studiert. Dafür verwendet sie all ihren gesamten Weiterbildungs-Ehrgeiz. Alles andere, was ihre Aktivität als Einzelunternehmerin notgedrungen mit sich bringt, empfindet sie hingegen als Last – mehr oder minder: die Buchhaltung etwa oder weiterer »Papierkram«. Und natürlich die lästige Gewinnung neuer Aufträge: Muss das wirklich sein?

Natürlich, die muss sein – aber hier entscheidet es sich, ob besagte Grafikerin weitsichtig genug ist, sich effizient organisieren zu können. Viele Unternehmer, zumal die angehenden, begehen nämlich den Fehler, zunächst alles im Alleingang stemmen zu wollen: Akquisition, Auftragsmanagement, Buchhaltung, Inkasso …

Das aber sind Posten, die unmittelbar keinen einzigen Cent Umsatz bringen. Den machen Sie als Unternehmer einzig und allein mit dem, was Sie wirklich von Herzen gerne tun, wo Sie mit Begeisterung Vollgas geben, mit Ihrer Kernkompetenz also. In allem anderen werden Sie niemals eine solche Meisterschaft erringen. Und selbst wenn: Alle Arbeiten, die nicht zur Essenz Ihres Unternehmens gehören, rauben Ihnen in jedem Fall die Zeit, sich ums Wesentliche zu kümmern. Um die Einnahmen eben.

Effizient organisieren: Je früher, desto besser!

Sie sehen: Die Fähigkeit, sich und Ihr Unternehmen effizient organisieren zu können, kann über Ihr unternehmerisches Wohl und Wehe entscheiden. Je mehr und je früher Sie Aufgaben mit »Hemmschuh-Qualität« auslagern oder automatisieren, desto mehr Umsatz machen Sie in der Zeitspanne, in der Sie an Ihrem Arbeitstag aktiv sein können. Und die ist schon knapp genug bemessen.

Halten wir also fest: Sich effizient organisieren zu können ist keineswegs ein Luxus, sondern blanke wirtschaftliche Notwendigkeit, die Sie besonders als Kleinunternehmer besonders rasch realisieren sollten. Die Frage ist nur: Wie bekommen Sie das hin?

Ich möchte Ihnen jetzt einige Möglichkeiten zeigen, den Bereich der Neukundengewinnung größtenteils zu automatisieren. Damit tun Sie einen großen Schritt in Richtung »effizient organisieren«. Ich weiß natürlich, dass Sie als »Einzelkämpfer« oder Kleinunternehmen noch an andere Fronten ausrücken müssen – die Akquise indessen ist, um im martialischen Bild zu bleiben, die kriegsentscheidende. Buchhaltung und Personalführung haben zweifellos ihren Stellenwert. Aber diese Aufgabenfelder fallen gewissermaßen von selbst der Dürre anheim, sobald Sie die vorgelagerte Schlüsselaufgabe »Akquisition« vernachlässigen. Neue Kunden sind – neben der Kundenbindung! – für ein Unternehmen das, was der Mairegen für die Aussaat ist: überlebensnotwendig. Ohne Kunden gibt es keinen Umsatz: Ihr Unternehmen sinkt in den Staub. Und spätestens dann können Sie Ihre Bücher zuklappen.

Gerade die Akquise lässt sich fast zu 100 % automatisieren

Allerdings habe ich eine äußerst gute Nachricht für Sie: Akquise ist sicherlich die wichtigste aller »ungeliebten« Aufgaben – aber zum Glück auch die, die man am leichtesten automatisieren kann. Das erste Gebot für den erfolgsorientierten Unternehmer lautet: »Mache dich rasch daran, dich effizient organisieren zu können!«. Und dieses Gebot können Sie, wenn Sie so wollen, an diesem Punkt erfüllen, ohne dass Sie es überhaupt merken. Dem Internet sei Dank!

Das Wort von der »Internet-Revolution« ist schon oft in den Mund genommen worden. Derart oft, dass Sie für die tatsächliche Tragweite dieser Umwälzung vielleicht gar nicht mehr empfänglich genug sind. Sagen wir es also klipp und klar: Dank dieses weltumspannenden Netzes aus Computern ist es möglich, Kunden gewissermaßen »per Autopilot« anzuwerben. Ich persönlich kenne keine elegantere Variante, um sich selbst effizient organisieren zu können.

Online-Produktverkäufern ist dieses Automatisierungs-Prinzip schon in Fleisch und Blut übergegangen. Sie werfen morgens ihre PCs an und schalten sie abends aus – das sind Ihre einzig verbliebenen Handgriffe im gesamten Verkaufsprozess. Sie »fliegen« nicht nur per Autopilot; sie führen auch Start und Landung auf diese bequeme Weise durch. Völlig undenkbar ohne Internet. Aber funktioniert das im Dienstleistungsbereich ebenso?

Ja. Zumindest in weiten Teilen können Sie sich als Dienstleister ebenso effizient organisieren: Kontakte anbahnen, Leads gewinnen, Angebote unterbreiten … All das funktioniert mittlerweile auf Knopfdruck. Und zwar mit einem einzigen Knopfdruck, der eine Auftragsanbahnungs-Maschinerie in Gang setzt, die sich selbst steuert. Komplett!

Nicht umsonst teilen sich die Begriffe »Organisation« und »Organismus« dieselben sprachlichen Wurzeln. Ihr persönlicher Organismus, Ihr Körper also, funktioniert in aller Regel bestens (das wünsche ich Ihnen jedenfalls). Er liefert Ihnen alles, was Sie zur Entfaltung Ihrer Persönlichkeit, Ihrer unternehmerischen Ziele etc. brauchen. Aber gerade weil Ihr Körper so effizient organisiert ist, nimmt Ihr Ich ihn als Organismus meistens überhaupt nicht wahr. Diese Sichtweise ändert sich beispielsweise nur, wenn es gesundheitlich mal nicht mehr nicht mehr reibungslos läuft, oder weil Sie Schmerzen verspüren. – Ähnlich »unmerklich« können softwaregestützte Auftragsanbahnungs-Methoden für Sie arbeiten: Sie liefern Ihnen potenzielle Wunsch-Kunden automatisch. Wie auf einem Silbertablett. Zuverlässig und unmerklich wie ein gesunder Körper. Sie müssen nur noch »den Sack zumachen«.

Effizient organisieren mit ausgereiften Akquisitions-Tools

Ich selbst etwa verdanke den Großteil meines eigenen wirtschaftlichen Erfolgs dem Business-Netzwerk XING – und meiner Fähigkeit, mich gerade in dieser Community effizient organisieren zu können. So habe ich zahlreiche Software-Tools entwickelt, die dort für mich – und natürlich für meine Kunden, die diese Tools kaufen – vollautomatisch Kontakte anbahnen und abschließen, Angebote unterbreiten und Produktverkäufe tätigen. Sogar meine Aktivitäten in XING-Gruppen erledigt gleichsam mein »elektronisches Alter Ego« für mich, während ich mich anderem zuwende.

Das Prinzip »effizient organisieren« hat bei mir zudem in weiten Bereichen des ganz normalen Büroalltags Einzug gehalten. Zwei Beispiele dafür: Meine E-Mails beantworte ich inzwischen zeitsparend per Sprachnachricht. Und meinen Kopf belaste ich nicht mit dem Speichern von Passwörtern – für deren sichere Verwaltung habe ich ein eigenes Tool entwickelt.

Sie sehen: Sich effizient organisieren ist für mich keinesfalls ein hohles Schlagwort. Vielmehr lebe ich dieses Prinzip – und der Erfolg gibt mir recht: Ich verzeichne heute größere wirtschaftliche Zuwächse denn je – und genieße zugleich mehr Zeit fürs Wesentliche. Für mein Privatleben etwa. Oder meine Kernkompetenzen.

Mein Fazit: Wenn Sie sich als Klein- und Einzelunternehmer effizient organisieren, ist das beileibe kein Luxus, kein Projekt für die ferne Zukunft – sondern die unverzichtbare Start-Voraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg. Gerade das Internet bietet Ihnen fantastische Möglichkeiten, lebensnotwendige, aber zugleich Kraft und Zeit fressende Aufgaben fast komplett zu automatisieren, speziell im Bereich der Kunden- und Neuauftragsgewinnung. Je eher Sie diese Aufgabe erledigen, desto rascher wird sich jener wirtschaftliche Erfolg einstellen, den Sie sich wünschen.