Persönlicher, schneller und effizienter kommunizieren – mit dem i-talk24

Mit dem italk24 besser kommunizieren

Effizienter kommunizierenDie Zahl der E-Mails, die täglich in den Postfächern landen, nimmt permanent zu. Viele sind gar nicht mehr in der Lage, diese E-Mail-Flut zu beherrschen und in einer angemessenen Zeitspanne zu beantworten. Selbst sehr ausgefeilte Methoden, mit der E-Mail-Flut besser zurecht zu kommen, scheitern in vielen Fällen an der schieren Zahl der täglich eingehenden E-Mails. Die Folge: Viele fühlen sich permanent überfordert. Wie Sie schneller und effizienter und zeitsparender die E-Mail-Flut beherrschen können, werden Sie jetzt erfahren.

1. Die Fakten

Durchschnittlich landen täglich 69 E-Mails in den Postfächern von Managern. Im Schnitt sind die Büroangestellten bis zu 2,5 Stunden täglich damit beschäftigt Ihre E-Mails zu beamt-worten. Meist kommen mehr E-Mails an als sie am selben Tag beantwortet werden. Das Postfach wird also immer voller und sie schieben eine riesige Menge an unbeantworteten E-Mails vor sich her.

2. Die Auswirkungen

In der Regel wird jede neue eingegangene E-Mail in einem Pop-Up-Fenster oder mit einem akustischen Ton angezeigt. D.h., durchschnittlich 69 Mal am Tag werden Sie am Schreibtisch abgelenkt. Und oft genug lesen Sie dann die E-Mail, überlegen, ob Sie direkt antworten und schließen die E-Mail dann wieder. Mit anderen Worten, diese Art der Kommunikation ist alles andere als effizient.

Und Beratungsgesellschaften beziffern den jährlichen Schäden für die Volkswirtschaft auf mehrere Milliarden EURO. Firmen wie Daimler haben diese Problematik längst erkannt und erlauben Ihren Mitarbeitern, dass Sie alle während des Urlaubs eingegangen E-Mails löschen dürfen. Der französische IT-Konzern Atos geht mit bestem Beispiel voran: Die Vorstandsmitglieder vereinbaren Ihren Meetings ohne E-Mail-Verkehr.

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3. Die Praxis

Sicherlich kennen Sie das auch. Sie öffnen eine E-Mail, lesen Sie durch und beschließen direkt zu antworten. Beim Formulieren merken Sie dann jedoch, dass Sie weiter ausholen müssen. Sie beginnen zu formulieren, löschen wieder (geht am PC ja ganz einfach) und fangen nochmals mit der Formulierung an. Nachdem sie diese Prozedur dreimal wiederholt haben, schließen Sie die Mail und vertagen Sie auf später.

Aber sie auf später zu vertagen hilft nicht, denn hier gilt „verschoben ist nicht aufgehoben.“ Denn nun haben Sie diese Mail ständig im Kopf. Und je mehr solcher Sie in Ihrem Kopf mit herum tragen, desto belastender wird das für Sie.

4. Ihre Hilfsmittel

Natürlich können Sie einiges optimieren. Sie bauen Filter ein und schicken die Post gleich in verschiedene Postfächer, sodass Sie die wirklich wichtigen E-Mails herausfiltern. Das hilft Ihnen eine bessere Kontrolle zu haben, ändert aber an der Zahl der eingehenden Mails wenig. Gleichwohl hat eine Studie in der University of California ergeben, dass eine effiziente innere und externe E-Mail-Kommunikation immerhin eine Kostenersparnis von rund 30 % bringt.

5. E-Mails schreiben ist ermüdend

Haben Sie das schon einmal ausprobiert? Sie beantworten 2 Stunden lang konzentriert Ihre Mails? Probieren Sie das mal aus. E-Mails zu beantworten ist sehr anstrengend. Denn Sie wollen ja richtig formulieren, damit der Empfänger Ihre Botschaft auch versteht. Und darum überlegen Sie hin und her, streichen und schreiben wieder neu, bis Sie dann glauben, dass der Empfänger es jetzt verstehen muss. Und dann passiert genau das, was Sie befürchtet haben: Er interpretiert Ihre E-Mail nicht richtig!

6. Warum nicht telefonieren?

Natürlich können Sie auch telefonieren. Das setzt aber voraus, dass Sie Ihren Ansprechpartner auch erreichen. Doch oft genug erreichen Sie ihn nicht, weil er auf Geschäftsreise ist, oder in einem Meeting, oder… Sie versuchen ihn den ganzen Tag zu erreichen. Schließlich geben Sie auf und am nächsten Tag haben Sie tausend andere Dinge zu erledigen. Und schnell ist dann solch eine E-Mail vergessen.

7. Die Lösung

In vielen Fällen gibt es kein Allheilmittel. In diesem Fall gibt es jedoch ein Mittel, das auf jeden Fall eine sehr große Erleichterung darstellt. Es ist das i-talk24 (klick) , eine Software, die Sie an jedem PC der Welt, der eine Internet-Verbindung hat, starten können.

Ich hatte selbst mit zu vielen E-Mails zu kämpfen. Als „Effizienz-Freak“ war ich jedoch schon immer bestrebt, meine Arbeit zu vereinfachen, also effizienter und effektiver zu arbeiten. Daraus entstand das i-talk24, ein Tool, mit dem Sie Sprachnachrichten bzw. Voicemails versenden können.

Das i-talk24 ist keine Konkurrenz zur üblichen Mail bzw. zum Telefon.

Es ist die ideale Ergänzung.

Nun, wie funktioniert sie? Sie setzen den Kopfhörer mit Mikro auf, drücken auf Start und sprechen eine Sprachnachricht, speichern sie und verschicken sie per Mail. Und das geht 3 bis 4 Mal so schnell als schreiben. Denn Sie können nun einmal schneller sprechen als schreiben. Das hat den Vorteil, dass Sie nun bei jeder eingehenden Mail direkt überlegen: Soll ich mit einer Sprachnachricht antworten oder einer Mail? Und ich weiß aus eigener Erfahrung: Nachdem das Antworten mit i-talk24 erst einmal zu einer Gewohnheit wurde, habe ich immer häufiger das i-talk eingesetzt.

Fazit:  Sie haben also die Möglichkeit, besser, schneller und effizienter mit Ihren Kunden zu kommunizieren, wenn Sie alle Tools inklusive dem i-talk24 konsequent einsetzen. Entscheidend ist jedoch, dass Sie einfach mit der Umsetzung beginnen.

In den nächsten Wochen werden Sie zwei weitere Folgen zum Thema „Effizienter kommunizieren“ lesen können. Dabei gehe ich auf ganz praktische Anwendungsfälle ein.

P.S.     Übrigens, Sie können das i-talk24 auch testen, bevor Sie es kaufen >> (klick)