Praxis Tipp E-Mails schneller abarbeiten

Wie sieht Ihr Postfach aus?

Fakt ist:

Die Anzahl der E-Mails und Nachrichten aus Social Media Netzwerken nimmt so stark zu, dass man manchmal das Gefühl hat, kaum noch Zeit für dich wichtigen Dinge zu haben.

Gibt es einen Weg aus diesem Hamsterrad?

Ja, … dazu gleich mehr.

Denn, diesen Ausweg hatte auch ich gesucht.

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In den letzten 15 Jahren hatte ich sämtliche Zeitsparmethoden ausprobiert:

Angefangen von Prioritäten setzen, das Quadrantenmodell, die Leistungskurfen-Methode oder Simplyfy your Life und und und und…

…. und trotzdem wurde die Flut der Aufgaben immer größer.

Seit einigen Jahren setze ich komplett auf das,

was ich Ihnen heute zeigen werde.

Keine theoretische Methode, sondern praktische Tipps:

Tipps, die ihnen schon morgen jeden Tag mindestens eine Stunde mehr Zeit bringen!

Ich zeige Ihnen eine sofort anwendbare Maßnahme, die von heute auf morgen, das Problem der E-Mail Flut löst, ihre Kunden verblüfft und sogar noch für mehr Umsatz sorgt.

Ach ja…. die geliebte E-Mail.

Einerseits sind wir doch froh, dass wir per E-Mail sehr viele Informationen und Anfragen versenden können….

…. andererseits verkümmert die Qualität der Kommunikation immer mehr.

Dabei steigt die Quantität.

Die Folge …. Ihr E-Mail Postfach wir voller und voller und voller und…..

…. es ist kein Ende in Sicht.

Ganz im Gegenteil es wird immer schlimmer.

Durch E-Mails gibt es mehr Missverständnisse und die Anzahl der Rückfragen steigt.

Das ist ein tückischer Teufelskreis!

Wie ist es bei Ihnen?

Bekommen Sie heute mehr E-Mails pro Tag als noch vor 5 Jahren?

Die meisten würden sagen: Ja, ungefähr doppelt so viele.

Doch, wenn die E-Mail tatsächlich so schnell und effizient wäre, dann müssen Sie ja:

doppelt so viel Gewinn haben oder

wenigstens doppelt so viel freie Zeit wie noch vor 5 Jahren.

Stimmts?

Dem ist leider nicht so, nicht wahr?

Damit sind Sie nicht alleine!

Was ist die Lösung?

Denn komplett auf E-Mails verzichten geht ja auch nicht … undenkbar!

Also… wie kommen wir da raus?

Indem wir uns erst mal über die Situation bewusst werden und uns klarmachen, was sie durchschnittlich am Tag an E-Mails bearbeiten müssen.

Im Durchschnitt sind das pro Tag in etwa 35 bis 50 E-Mails.

Und alleine die Beantwortung dieser E-Mails benötigt bis zu 2,5 Stunden Zeit pro Tag.

Das sind pro Woche:

10 bis 12 Stunden.

Und jetzt bitte festhalten:

Auf den Monat hochgerechnet sind das bis zu:

6 Arbeitstage!

Das ist eine ganze Arbeitswoche, die nur für die Beantwortung der E-Mails drauf geht.

Das ist doch irre, oder

Ich meine, es wäre ja ok, wenn dadurch auch leichter und schneller mehr Kunden gewonnen werden.

Doch dem ist leider in der Regel nicht so.

Eine Sache noch, bevor ich Ihnen die Lösung verrate …

… denn ich muss ich sagen, dass es sogar noch schlimmer ist.

Warum?

Nun, stellen Sie sich folgendes vor…. Sie sitzen konzentriert an einer Aufgabe und dann, plötzlich, “Ding”… eine neue E-Mail kommt rein und lenkt sie ab.

Halb so wild denken Sie?

Von wegen …

Die Gehirnforschung sagt etwas anderes.

Denn jetzt brauchen Sie bis zu 20 Minuten um wieder auf das gleiche Konzentrations-Niveau und die gleiche Leistungsfähigkeit zu kommen, wie vor der ablenkenden E-Mail.

Ganz logisch…

Denn Sie müssen sich wieder eindenken und fragen sich immer öfter:

„Wo war ich doch gerade oder was wollte ich eben noch tun?“

Das heißt, wenn Sie sich pro Tag nur 10 mal für 30 Sekunden durch eine E-Mail ablenken lassen, gehen ihnen bis zu 2 Stunden Leistungsfähigkeit pro Tag verloren.

2 Stunden!

Zeit, die Sie sicherlich effektiver und sinnvoller einsetzen könnten, nicht wahr?

Übrigens, es geht auch immer extrem viel Zeit dabei verloren, die E-Mail verständlich formulieren zu wollen.

Denn alleine der Gedanke …

“Wie schreibe ich es, dass der andere mich auch wirklich versteht”

… sorgt meistens dafür, dass man einen halben Roman schreibt.

Dann kommt noch die Korrektur der Rechtschreibfehler und schon sind schnell mal 10 bis 30 Minuten oder mehr weg.

Vielleicht machen Sie es aber auch so wie ich früher…

Ich habe die Beantwortung wichtiger E-Mails immer gerne aufgeschoben.

Denn am Abend oder am Wochenende hatte ich meist meine Ruhe und dachte mir, da kann ich was „wegarbeiten“… da schaffe ich was!

Und so war abends auch immer sehr lange das Licht, bis weit nach 20 Uhr in meinem Büro an.

Das entscheidende Problem dabei ist, dass sie Ihre Kunden und Geschäftskontakte kaum überreden können, ihnen weniger E-Mail zu schicken.

Genauso wenig können Sie von der Kommunikation per E-Mail wieder auf Fax oder Brief umstellen.

Sind wir also dazu verdammt uns diesem Schicksal der unpersönlichen Kommunikation und der E-Mail Flut auf Dauer zu ergeben?

Nein…

Ein ganz klares NEIN!

Und hier kommt jetzt die Lösung.

Ein Tipp aber noch vorab:

Sie werden alleine dadurch produktiver und sparen viel Zeit, wenn Sie sich angewöhnen, nur noch 2 bis 3 x pro Tag in den Posteingang zu schauen.

Stellen Sie alle Hinweise und Töne ab, die Ihr E-Mail-Programm aktuell von sich gibt, damit Sie sich nur auf das fokussieren können, wo Sie gerade dran arbeiten.

Ein schneller Tipp, der aber Geld wert ist…

…. denn erinnern Sie sich, dass Sie alleine durch Ablenkungen schnell mal 2 Stunden pro Tag verlieren.

Ich weiß nicht, wie Ihr Stundenlohn ist, aber ich habe mir damals die Rechnung mal aufgestellt und das auf eine Arbeitswoche hochgerechnet ….

… anschließend kamen mir die Tränen, sodass ich den genannten Tipp strickt befolge.

Ok… jetzt zur Lösung.

Wie wäre es, wenn Sie eine Möglichkeit hätten, bei der Beantwortung Ihrer E-Mails

1) Zeit zu sparen,
2) Ihnen die Arbeit erleichtert und
3) Sie sogar die Qualtität Ihrer Kommunikation verbessern?

Klingt ein wenig wie ein “Überraschungs-Ei”… gleich 3 Dinge auf einmal 🙂

Aber, das geht wirklich!

Es gibt nämlich eine Art zu kommunizieren, die viel schneller ist als die schnellste Sekretärin der Welt im 10-Finger Blindschreiben je tippen kann.

Und das Beste daran, Sie müssen diese Art zu kommunizieren noch nicht mal lernen, denn Sie beherrschen sie schon.

Wovon redet der Kloiber da bitte?!

Ganz einfach …

Was machen Sie seitdem Sie ca. ein Jahr alt sind…., jeden Tag tausendfach, sogar viel öfter als Schreiben?

Richtig:

Sie reden!

Das heißt, Sie alle können sehr viel besser und schneller reden als schreiben.

Das mache ich seit 10 Jahren … mit i-talk24.

So sprechen Sie einfach die Antwort auf jede E-Mail und versenden Sie ganz einfach als Link in Ihrer E-Mail.

Übrigens, sichern Sie sich so auch gleich einen Wow-Effekt bei Ihrem Empfänger.

Statt mühsam zu tippen, klicken Sie einfach auf den Record-Button und sprechen bequem Ihrer Antwort. Anschließend erhalten Sie direkt Ihren Link, den Sie dann einfach mit in die E-Mail geben.

Fertig …

Ihr Empfänger bekommt Sekunden später Ihre E-Mail Antwort und kann sich ihre Sprachnachricht direkt in der E-Mail anhören, wann er will und so oft er will.

Das geht viel schneller und begeistert Ihre Kunden und Geschäftspartner.

Denn die lesen nicht nur einen nüchternen Text als Antwort, sondern hören ihre Stimme.

Das klingt vertrauter, ist viel persönlicher und überträgt etwas, was sie in Schriftform niemals übertragen könnten:

  • Ihre Emotionen,
  • Ihre Begeisterung,
  • Ihre Zuversicht und Überzeugung.

Hinweis für die Techniker unter Ihnen:
Es wird der Antwort E-Mail dabei keine Anlage oder gar eine große Sounddatei hinzugefügt, die von einer Firewall in Unternehmen blockiert werden könnte.

Heißt also:

Statt 3, 10, 30 Minuten oder mehr ….

… brauchen Sie jetzt nur einen Bruchteil der Zeit, um Ihre Antwort zu versenden.

Warum geht es so viel schneller?

Nun, weil Sprache keine…

Rechtschreibfehler
keine Tippfehler
oder falsche Formatierung
… kennt.

Doch genug geschrieben….

Sie sollten es selbst ausprobieren!

Erleben Sie selbst, wie schnell Sie sich 1 Stunde Zeit pro Tag sparen können und dabei sogar noch die Qualität Ihrer Kommunikation steigern.

Glauben Sie mir, da kommen oft begeisterte Antworten 😉

Daher lade ich Sie herzlich ein:

Testen Sie i-talk24 einfach mal unverbindlich 30 Tage, komplett ohne Risiko.

Damit Sie es selbst einfach mal erleben, wie Ihre Empfänger reagieren, wenn diese auf einmal Ihre Stimme hören, anstatt Zeilen von Ihnen zu lesen.

Hier können Sie sich Ihren 30 Tage Test sichern:
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Übrigens, i-talk24 eignet sich für jede Branche… wirklich jede!

Herzliche Grüße und einen schönen Donnerstag wünscht Ihnen Ihr

Norbert Kloiber