Auch wenn sie in bunten Social Media-Präsentationen gerne totgesagt wird. Die gute alte E-Mail ist nach wie vor Spitze in Sachen Kommunikation. Zu sehr hat sich die Möglichkeit etabliert, schnell und einfach, orts- wie zeitunabhängig zu schreiben, mehrere Empfänger einzukopieren und Daten anzuhängen. Auf der Schattenseite stehen dagegen überquillende Postfächer. Zeit für den nächsten Evolutionsschritt – zur Sprachmail.
Nach Festnetztelefonie sind E-Mails das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel – noch vor dem Handy. Das ergab eine Studie des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW) Ende vor wenigen Monaten. Ist ja auch zu praktisch, am Schreibtisch, Tablet oder Smartphone zu schreiben, wann immer sich die Zeit dazu bietet. Die Vorteile der klassischen E-Mail bestechen:
- mehrere Empfänger
- Dateien anhängen
- antworten und weiterleiten
- archivierbar
Doch wo viel Licht, da auch viel Schatten. Unerwünschte Mails, die Spam-Mails, nerven gewaltig. Experten schätzen, dass weltweit pro erwünschter Mail rund 20 unerwünschte Nachrichten eintrudeln und Aufmerksamkeit und technische Ressourcen brauchen. Doch selbst wenn wir uns auf die erwünschten Wirkungen beschränken: Wer kann schon ruhigen Gewissens sagen, dass er seinen Posteingang im Griff und immer schön aufgeräumt hat?
In jüngster Zeit setzt tut sich da eine interessante Alternative auf: Die Sprachmail. Sie verbindet die Vorteile von Telefonat und E-Mail. Alle oben genannten Vorteil der E-Mail leiben uneingeschränkt erhalten. Doch anstatt eine Antwort zu tippen, spricht der Anwender sie, erzählt also dem Empfänger, was er ihm mitteilen möchte. Dafür eigens konzipierte Programme wie iTalk24 speichern diese Sprachnachricht online und stellen rasend schnell einen Link zur Verfügung, der dann verschickt werden kann – per E-Mail, über Social Networks, auf Webseiten oder auch per SMS. Der Empfänger klickt diesen Link und hört die Sprachnachricht.
Viele Nutzer berichten, dass sie sich zunächst nicht vorstellen konnte, damit produktiv zu sein, doch beim Selbstversuch begriffen sie schnell, wie elegant diese Lösung ist. Die wichtigsten Vorteile der Sprachnachricht auf einen Blick:
- reden geht viel schneller als schreiben
- Gesprochene Texte haben keine Rechtschreibfehler
- Der Klang der Stimme ist persönlicher als reiner Text
Die höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit hat einen unschätzbaren Effekt: Der Posteingang leert sich, was wiederum die Produktivität steigert.
Übrigens: Eine IBM-Studie hat ergeben, dass Menschen, die ihre Mails mühsam in eine Vielzahl von Ordnern und Unterordnern einsortieren, drei Mal länger brauchen, eine bestimmte Information zu finden als Menschen, die nicht sortieren, sondern der Suchfunktion ihres Mailprogramms vertrauen!