Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie arbeiten wie ein Wilder den ganzen Tag und haben vor lauter Aufgaben noch nicht mal Zeit für die Mittagspause? Sie bleiben täglich eine Stunde länger als geplant im Büro, damit Sie endlich Ihre Aufgaben im Griff haben? Sie haben abends das Gefühl, Sie hätten einen Berg versetzt und dabei haben Sie nur das Geröll weggeräumt?
Vermutlich haben Sie jetzt viermal mit JA geantwortet. Und wenn nicht, dann kann ich Ihnen gratulieren: Sie gehören zu einer sehr kleinen Minderheit, die bereits ein effektives Zeitmanagement (http://de.wikipedia.org/wiki/Zeitmanagement) beherrscht. Aber wenn Sie noch nicht zu dieser Minderheit gehören, sollten Sie jetzt auf jeden Fall weiterlesen, damit Sie erfahren, wie Ihr Zeitmanagement zukünftig effektiver wird.
Zeitmanagement – was ist wichtig?
Haben Sie in der Schule, während der Ausbildung oder in Ihrem Betrieb schon einmal etwas über effektives Zeitmanagement gehört? Möglicherweise schon, vielleicht haben Sie auch schon einmal ein Seminar zum Thema „Zeitmanagement Tipps“ gehört. Aber mal ganz ehrlich: Die meisten Menschen haben keinen Plan, wie Sie Ihren Tagesablauf effizient und effektiv organisieren. Sie „wurschteln“ mehr oder weniger vor sich hin.
Die meisten Menschen haben kein wirklich effektives Zeitmanagement, sondern sie arbeiten nach dem Prinzip „Alles ist wichtig“ und „Alles ist dringend“. Die Aufgaben werden so verarbeitet, wie sie anfallen. Es gibt keine Priorisierung der Aufgaben, und so werden oft genug unwichtige Tätigkeiten ausgeführt. Über Effizienz und Effektivität brauchen wir in diesem Zusammenhang dann nicht mehr reden. Und dass hier kostbare Zeit sinnlos vergeudet wird, ist so als ob Sie das Geld gleich zum Fenster hinaus schmeißen.
Mein Tipp: Konzentrieren Sie sich auf die richtigen und wichtigen Aufgaben, übernehmen diese in Ihr Zeitmanagement und erledigen Sie diese strukturiert.
Zeitmanagement und Ziele
Vielleicht haben Sie diesen Satz schon einmal gehört: „Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will.“ (von Michel de Montaigne) Mit anderen Worten: Wenn Sie nicht wissen, wohin Sie wollen, werden Sie nie am Ziel ankommen. Dann können Sie noch so schnell laufen, und Sie werden trotzdem nie ankommen. Wenn Sie Ihre Ziele nicht klar und schriftlich festgehalten haben, wird Ihnen selbst das beste Zeitmanagement nicht helfen.
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Wir alle wollen erfolgreich sein. Aber erfolgreich sind vor allem diejenigen, die Ihre Ziele erreichen und sogar übertreffen. Vielleicht haben Sie schon einmal von der legendären Harvard-Studie gehört? 1979 wurde an der Harvard-Universität eine Untersuchung über den Werdegang von Absolventen über einen Zeitraum von 10 Jahren durchgeführt.
Das Ergebnis ist sehr aufschlussreich.
- 83 % der Abgänger hatten keine konkrete Zielsetzung für Ihre Karriere
- 14 % der Absolventen hatte klare Zielsetzungen für Ihre Karriere, allerdings nur im Kopf und nicht schriftlich fixiert. Diese 14 % Absolventen verdienten zehn Jahre nach Ihrem Abschluss durchschnittlich das Dreifache der Absolventen aus Gruppe 1, die keine festen Ziele hatten.
- Nur drei Prozent der Absolventen hatten ganz klare Zielsetzungen, die sie schriftlich fixierten. Und diese 3 Prozent verdienten durchschnittlich das Zehnfache der Absolventen aus Gruppe 1, die keine festen Ziele hatten.
Mein Rat an Sie: Halten Sie Ihre Ziele schriftlich fest und überprüfen Sie in regel-mäßigen Abschnitt Ihren Fortschritt.
Zeitmanagement und Ziele mit der Eisenhower-Methode
Der ehemalige US-Präsident und General Dwight D. Eisenhower (http://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip ) ist der Erfinder dieser genialen und sehr einfachen Methode. Um seinen täglichen Job als Präsident gut meistern zu können, unterteilte er alle Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und platzierte diese dann in einem Diagramm. Diese Methode wird heute in fast jedem Zeitmanagement-Seminar unterrichtet. Eisenhower erkannte, dass er nur dann effektiv sein würde, wenn er sich ganz klar um die wichtigen Dinge kümmern würde. Die Kernbotschaft seiner Regel lautet:
- Wichtigkeit kommt vor Dringlichkeit.
- Wichtigkeit bedeutet Arbeitserfolg.
- Dringlichkeit ist reine Terminsache.
Für Eisenhower ergibt sich diese Rangfolge für die Erledigung anstehender Tätigkeiten:
| A-Aufgabensind wichtig und dringlich.B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringlich.
C-Aufgaben sind dringlich aber nicht besonders wichtig. |
|
Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, sollten im Papierkorb landen (sog. „P“-Aufgaben).
Beispiele für A-Aufgaben:
Wenn das Fristende für Anträge, Endkontrollen, Garantiezeiten und Genehmigungen naht, sollten Sie sich sofort und möglichst selbst darum kümmern.
Beispiele für B-Aufgaben:
Die Durchführung von Zwischenkontrollen oder das jährliche Mitarbeitergespräch sind wichtige Termine. Sie sind meist nicht unbedingt dringlich, deshalb können sie etwas geschoben werden.
Beispiele für C-Aufgaben:
Routinearbeiten wie das Erstellen von Statistiken, abarbeiten von Papierkram und Telefonate nehmen viel Zeit in Anspruch. Sie sind meist weniger wichtig und sollten deshalb delegiert werden.
P-Aufgaben:
Wenn Sie Ihre beruflichen Aktivitäten überprüfen, werden Sie feststellen, dass vieles in die Kategorie „weder wichtig noch dringlich“ fällt. Nur leider ist es meist schwierig sich davon zu trennen.
Mein Tipp an Sie:
Überlegen Sie bei jeder eingehenden Mail, Telefonat, Anfrage, Projekt, in welchen dieser vier
Bereiche es gehört. Damit entgehen Sie der Gefahr, dass Sie sich verzetteln.
Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip
Der italienische Soziologe und Ökonom Vilfredo Frederco Pareto (1848-1923) hat dieses Prinzip (http://de.wikipedia.org/wiki/Paretoprinzip) entdeckt. Am Ende des 20. Jahrhunderts fand er heraus, dass 20 % der italienischen Familien über rund 80 % Prozent des Volksvermögens verfügten. Durch weitere Untersuchungen fand er heraus, dass sich dieses Prinzip auch auf andere Bereiche übertragen lässt. Wenn Sie Ihre Kunden analysieren, werden Sie auch feststellen:
- „20 Prozent Ihrer Kunden erzeugen 80 Prozent Ihrer Umsatzes“
- „20 Prozent Ihrer Angestellten sind für 80 Prozent Ihres Gewinnes verantwortlich“
- „In 20 Prozent Ihrer Zeit erledigen Sie 80 Prozent deiner Aufgaben“
- „20 % Ihrer Verkäufer verkaufen 80 Prozent Ihrer Produkte“
Wenn Sie Erfolg haben möchten, sollten Sie sich immer auf diese 20 % konzentrieren. Also immer die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben zuerst ausführen. Suchen Sie also immer die „20 %-80 %-Erfolgsfaktoren“.
Was hat die Eisenhower-Regel mit dem Pareto-Prinzip zu tun?
Sehr viel! Sie erinnern sich an das 20/80-Verhältnis. Mit dem Pareto-Prinzip finden Sie den 20%-Bereich heraus – und zwar in Ihrem Beruf oder auch in Ihrem Privatleben. Und mit der Eisenhower-Regel machen Sie das Ganze visuell. Mit der Zeit schärfen Sie Ihr Bewusstsein und irgendwann werden Sie ganz automatisch und schnell entscheiden können, was wichtig und unwichtig ist.
Und nun möchte ich Sie am Ende fragen: „Wie sieht Ihr Zeitmanagement aus?“ Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit mir. Und wenn Sie möchten, dann holen Sie sich doch mein kostenloses E-Book. (https://norbert-kloiber.at/ebooks/raus-aus-der-e-mail-falle/)
P.S. Und wenn Sie noch mehr über Zeitmanagement wissen wollen, dann kann ich Ihnen das Buch von Prof. Dr. J. Seiwert „Das 1 x 1 des Zeitmanagements“ (http://www.amazon.de/Das-neue-1×1-Zeitmanagement-Einzeltitel/dp/3774256705)
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