Zeitmanagement Methoden und effizientes Arbeiten

Besonders im Berufsleben wird heutzutage von den Mitarbeitern verlangt, flexibel und multitaskingfähig zu sein. Dabei wachsen einem nicht selten die Aufgaben buchstäblich über den Kopf, und das nicht nur im Arbeitsalltag, sondern oftmals auch im Privatleben. Damit nicht zu viel unerledigt liegen bleibt und man vollständig den Überblick über seine Zeitmanagement Methoden verliert, lohnt es sich, die einzelnen Zeitmanagement Methoden einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Zeitmanagement Methoden helfen dabei, den Alltag zu strukturieren

und zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Grundsätzlich teilen sich die Prozesse der verschiedenen Zeitmanagement Methoden in das Erkennen und Formulieren der Ziele, das Setzen von Prioritäten, das Planen des Arbeitsprozesses und das Erledigen der Aufgaben. Zu Beginn der meisten Zeitmanagement Methoden steht das Anfertigen einer To Do-Liste bzw. einer Prioritätenliste. Auf dieser werden alle Aufgaben, die erledigt werden sollen, aufgelistet und dann bereits grob in wichtig bzw. weniger wichtig eingeteilt. So erlangt man einen ersten Überblick.

Eine der verbreitetsten Zeitmanagement Methoden zum Setzen von Prioritäten ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip

das nach dem bekannten amerikanischen General benannt wurde. Hier werden alle Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Danach wird entschieden, was sofort zu erledigen ist, was auf später verschoben werden kann, was man an Dritte weitergeben kann oder was bei genauerem Hinsehen gar nicht nötig ist.

Durch die sinnvolle Einteilung der anstehenden Aufgaben

lässt es sich effizienter arbeiten, da man seine Zeit nicht mit Dingen vergeudet, die auch warten oder an andere Personen abgegeben werden können. Zu den verwandten Zeitmanagement Methoden gehört auch die ABC-Analyse, nach welcher die Aufgaben in die Gruppen A (sehr dringend und wichtig, daher sofort erledigen), B (wichtig, aber nicht dringend; kann gegebenenfalls delegiert werden) und C (wenig wichtig und dringend, dann abzuarbeiten, wenn A und B bereits erledigt sind) eingeteilt werden.

Nachdem die Aufgaben entsprechend ihrer Prioritäten unterteilt wurden, kann man sich an die Planung des eigentlichen Arbeitsprozesses machen.

Hierbei wird die zur Verfügung stehende Zeit so eingeteilt, dass sie für das Bearbeiten der wichtigen und dringlichen Aufgaben ausreicht. Diese sollten innerhalb der festgelegten Zeit möglichst stressfrei erledigt werden können. Eine der bekanntesten Zeitmanagement Methoden hierfür ist die sogenannte ALPEN-Methode. Die Buchstaben stehen für Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und die Nachkontrolle. Die Pufferzeiten sind insofern notwendig, dass auch unvorhergesehene Probleme auftreten können, die den Zeitplan ohne ausreichend Spielraum durcheinanderbringen würden. Das Schätzen der Länge der einzelnen Aufgaben gibt Aufschluss darüber, wie viel Zeit wofür eingeplant werden muss und wo Pufferzeiten eingebaut werden können. Eine von vielen genialen Zeitmanagement Methoden!

Anschließend kann man sich an das Bewältigen der Aufgaben machen.

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