Wenn auch Sie auf der Suche nach Möglichkeiten sind wie Sie effektiver arbeiten können, dann sollten Sie sich diesen Beitrag bis zu Ende durchlesen. Denn es gibt eine Reihe Möglichkeiten wie man effektiver arbeiten kann. Wichtig dabei ist natürlich immer, dass man verschiedene Tools oder Hilfsmittel auch konsequent einsetzt.
Welche einfachen Möglichkeiten es nun gibt um effektiver arbeiten zu können erfahren Sie im folgenden Artikel.
Effektiver arbeiten durch Organisation
Ein grundsätzliches Übel eines jeden Unternehmers ist wahrscheinlich sein Posteingang. Sie werden mir sicherlich zustimmen, da man in der heutigen E-Mail Flut fast erstickt. Im Idealfall kommen jede Menge Anfragen von Kunden oder Interessenten, welche natürlich beantwortet werden müssen.
Aber auch weniger interessante oder vielleicht wichtige E-Mails füllen täglich den Posteingang. Um hier effektiver arbeiten zu können kann man sich mit sogenannten Regeln helfen. Was damit gemeint ist erkläre ich Ihnen gleich.
Regeln erstellen um effektiver arbeiten zu können
Egal ob Sie Outlook verwenden, oder ein andere E-Mail Programm. In fast jedem kann man sich Regeln erstellen. Das bedeutet man weist das Programm an, E-Mails von bestimmten Absendern in einen bestimmten Ordner zu verschieben. effektiver arbeiten heißt nämlich auch sich zu organisieren. Und ein organisierter Posteingang spart Ihnen jede Menge Zeit.
Einmal die verschiedenen Regeln und Ordner angelegt, wird Ihr Posteingang von Tag zu Tag leerer und Sie können auf einen blick sehen, welche wirklich wichtigen E-Mails Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
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E-Mails verbannen heißt auch effektiver arbeiten
Vielleicht sind auch Sie in unzähligen Newsletter eingetragen. Doch stellen Sie sich am besten selbst die Frage, ob Sie diese auch wirklich alle lesen. Viele klicken Newsletter mit Angeboten nach einem kurzen Blick einfach weg, oder löschen diese. Doch sobald ein neuer Newsletter versendet wird sehen Sie diesen auch wieder in Ihrem Postfach.
Sie können natürlich wie bereits oben erwähnt für jeden Newsletter eine Regel erstellen. Doch wenn Sie manche Newsletter gar nicht lesen, dann hat e auch keinen Sinn diesen irgendwo zu verschieben. In diesem Fall ist es am besten man trägt sich aus diesen Newslettern wieder aus.
Das spart Speicherplatz in Ihrem Postfach und ermöglicht Ihnen effektiver zu arbeiten, da Sie auch nicht Inhalte eines Ordners zu einem späteren Zeitpunkt löschen müssen. Im Regelfall sollte sich in jedem seriösen Newsletter ein Abmelde-Link befinden, wo Sie sich aus dem Verteiler des Anbieters austragen können.
Durch Zeitmanagement effektiver arbeiten
Um effektiver arbeiten zu können muss man zuerst einmal wissen wie viel Zeit man für die verschiedenen Tätigkeiten benötigt. Die Optimierung beginnt also bereits im Vorfeld. Denn man muss wissen wie lange man für die verschiedenen Tätigkeiten benötigt, und wie viel Zeit man noch für andere Tätigkeiten hat.
Dabei ist die Lösung dieses Zeitmanagements denkbar einfach. Sie erinnern sich sicher noch an Ihre Schulzeit zurück. Da hatten Sie sicherlich auch einen Stundenplan. Und genau so einen Stundenplan können Sie sich auch für Ihr Business erstellen. Dabei tragen Sie einfach die Arbeitszeit ein, diese für ihre verschiedenen Projekte benötigen. Tätigkeiten welche immer wiederkehrend sind können Sie natürlich auf ihren Stundenplan fix eintragen, da sie die Zeit bereits wissen die Sie dafür benötigen. Bei allen anderen Tätigkeiten lassen Sie einfach eine Stoppuhr mitlaufen. Dann sehen sie ganz genau wie viel Zeit sie benötigen.
Dieses Zeitmanagement ist natürlich eine längerfristige Angelegenheit. Diese Maßnahme sollten Sie für einen längeren Zeitraum durchführen. Dann ist aber auch garantiert dass sie Zeitfresser erkennen und somit in Zukunft um einiges effektiver arbeiten können. Natürlich gibt es dazu auch verschiedene Tools und Software und diese läuft im Hintergrund ihres PCs und zeichnet auf die Sekunde genau ihre Tätigkeiten auf. Damit können Sie sich ein klares Bild ihrer Tätigkeiten machen, und können ihre Arbeitsprozesse somit sehr nachhaltig optimieren.
Ohne Web 2.0 effektiver arbeiten
Die verschiedenen Social Mediaplattformen wie Facebook Twitter usw. sind natürlich auch für Unternehmer eine interessante Möglichkeit, um auf seine Produkte und Dienstleistungen hinzuweisen. Doch wenn man konzentriert und operativen an seinem Business arbeiten möchte dann müssen diese Ablenkungen ausgeblendet werden. Für jeden Unternehmer ist es wichtig fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Deshalb empfehle ich E-Mail Software, Browser, Chat Programme usw. komplett abzuschalten, um wirklich effektiver arbeiten zu können.
Es ist nämlich tatsächlich erwiesen, dass man bis zu 30 Minuten benötigt um nach einer Störung wieder in den Arbeitsprozess zu finden. Diese Störungen können aufgrund des Posteingangs sein, einer Meldung im Chat oder auch ein Telefonanruf. All diese Einflüsse hindern sie an einem: effektiver arbeiten. Deshalb empfehle ich, solche störenden Dinge abzuschalten bzw. zu deaktivieren, um in möglichst kurzer Zeit produktive Ergebnisse zu produzieren.
Bereits morgens effektiver arbeiten
Viele Unternehmer haben eine gewisse Routine den Tag zu starten. Der Großteil davon öffne zuerst das E-Mail-Programm und ruft seine Nachrichten ab. Manche wiederum sehen nach was es in Facebook Neues gibt. Wieder andere kontrolliert Statistiken oder greifen zum Telefon.
Wenn man sich diese Tätigkeiten genauer ansieht dann werden sie mit zustimmen dass sie hier einer Fremdsteuerung unterliegen. Denn jede E-Mail welche sie ansehen werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit auch beantworten. Somit beginnen Sie den Tag bereits mit einer Fremdsteuerung.
Die bessere Variante wäre, sich einer produktiven Aufgabe zu widmen. Diese Aufgabe muss nicht unbedingt eine sehr große sein, jedoch soll sich in den ersten Stunden bereits ein positives Gefühl einstellen. Das soll heißen: Wenn sie mit einem Projekt beginnen und dieses auch abschließen haben Sie bereits ein Erfolgserlebnis.
Dieses steuern sie selber durch ihre Tätigkeit. Sie alleine haben also Einfluss auf das Ergebnis. Im Idealfall arbeiten sie gleich Dinge weg, die Ihnen sozusagen im Magen liegen. Somit haben Sie entschieden welche Tätigkeit sie ausüben, können vielleicht kleine Teilerfolge verbuchen und unterliegen somit nicht einer Fremdsteuerung.
Effektiver arbeiten mit kleinen Zielen
Eine oft vernachlässigte Methode ist das Setzen von Zielen. Die Zielsetzungen in einem Unternehmen, um effektiver arbeiten zu können, ist sicherlich nichts Neues für Sie. Doch viele Unternehmer haben einen vollen Terminkalender, wissen aber nicht so recht wie Sie diese Termine abarbeiten sollen. So einfach diese Möglichkeit auch klingt so effektiv ist diese. Denn setzt man sich Ziele, schafft man sich sozusagen eine Checkliste. Diese braucht man dann nur noch abzuarbeiten und weiß woran man ist.
Doch auch die Zielsetzungen müssen gut geplant sein. Es gibt kurzfristige Ziele wie zum Beispiel ein Telefonat in 1 Stunde mittelfristige Ziele die zum Beispiel eine Woche Zeit haben, oder auch langfristige Ziele wie beispielsweise den Umsatz im nächsten Quartal anzuheben. Wichtig dabei ist das man den verschiedenen Zielen Prioritäten setzt. Ein Kundentelefonat um 14:00 Uhr hat natürlich eine sehr wichtige Priorität. Eine Projektarbeit von mehreren Wochen hat vielleicht eine weniger hohe Priorität.
Effektiver arbeiten ist ein langfristiges Ziel
Wenn auch Sie in Zukunft effektiver arbeiten möchten, dann sollten Sie sich vor Augen führen, dass das ein langfristiger Prozess ist. Natürlich gibt es das eine oder andere Optimierungspotenzial welches auch kurzfristig greift. Effektiver arbeiten ist jedoch ein unternehmerischer Prozess welcher nach und nach in die eigene Firma ein gepflegt werden muss.
Der Mensch ist ein Gewohnheitsstier. Diesen Spruch kennen Sie sicherlich. Natürlich kann man effektiver arbeiten lernen, aber es geht auch darum sich „effektiver arbeiten anzugewöhnen“ und in seinen eigenen Tagesablauf zu integrieren. Das kann man aber nur erreichen wenn man seine Effektivität genau kennt und auch genau weiß wo Verbesserungspotenzial schlummert.
Effektiver arbeiten und die Erfolgskontrolle
Wir haben bereits geklärt, dass man in erster Linie Zeitfresser aufspüren muss. Weiters ist das Setzen von Zielen ein wichtiges Kriterium um effektiver arbeiten zu können. Wenn diese Prozesse in Gang gesetzt sind werden sich auch die gewünschten Ergebnisse einstellen.
Dabei ist wiederum wichtig dass man diese Ergebnisse analysiert und eine Erfolgskontrolle macht. Denn manche Unternehmer „vermuten“ dass sie effektiver arbeiten. Doch eine Vermutung ist natürlich zu wenig.
Wie auch bei der Analyse von Statistiken sollten Sie sich auch beim Thema effektiver arbeiten ihre Veränderungen ansehen. Schaffen Sie bereits mehr in kürzerer Zeit? Gibt es noch Zeitfresser die eliminiert werden sollten? Wie sieht es mit den Zielen aus? Werden diese zeitgerecht erreicht, oder muss man hier Nachjustieren.
Effektiver arbeiten zu wollen ist ein ehrenwertes Vorhaben. Doch einzig und allein die Zahlen und Fakten geben Ihnen darüber Aufschluss, ob sie bereits effektiver arbeiten oder ob es noch Verbesserungspotenziale gibt.
Tätigkeiten auslagern um effektiver arbeiten zu können
Viele Unternehmer meinen, dass nur sie selbst alle anfallenden Tätigkeiten perfekt erledigen könnten. Effektiver zu arbeiten heißt aber auch bestimmte Tätigkeiten oder Prozesse auszulagern. Das können Zuarbeiter, fest angestellte Mitarbeiter oder aber auch Softwaretools sein.
Manche meinen, dass die Qualität darunter leidet wenn man Dinge in seinem Unternehmen ausgelagert. Doch das Gegenteil ist oft der Fall. Denn wenn Sie in Zukunft Tätigkeiten auslagern, haben Sie als Unternehmer mehr Zeit ihr Unternehmen zu führen. Denn effektiver arbeiten bedeutet auch dass man bestimmte Arbeiten delegiert.
Ein Tipp am Schluss: Ich selbst kann um einiges effektiver arbeiten, da ich verschiedene Tools verwende. Welche das genau sind und wie auch Sie davon profitieren können erfahren Sie hier >> (klick)
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